Тайм-менеджмент или управление временем

Как успевать все: 7 простых советов по тайм-менеджменту

В области времени нет миллионеров.
Глеб Архангельский

Пора отпусков уже началась. Как успеть сделать все дела до отпуска и отдыхать с чистой совестью? Сегодня расскажем о методиках управления временем – тайм-менеджменте.

• Кто заинтересован в тайм-менеджменте
• Простые советы по ежедневному планированию
• Что почитать о тайм-менеджменте
• Какие перспективы у тайм-менеджмента в будущем

Время — один самых ценных ресурсов человека. Раньше нехватка времени была привилегией царей и министров, с ускорением ритма жизни многие работающие люди вынуждены учиться тайм-менеджменту.

Кому нужен тайм-менеджмент
Тому, кто нацелен на эффективную деятельность и получение результата. Кто не может просто прийти на работу или учебу, «отсидеть» или «отбарабанить» свои 8 часов и уйти домой отдыхать, то есть, всем активным людям:
✔ руководителям и деловым людям, которые строят карьеру или свое дело
✔ фрилансерам
✔ специалистам, совмещающим проекты, несколько работ или работу с учебой
✔ родителям, которые воспитывают детей без бабушек и нянь
✔ студентам
✔ школьникам

Научиться управлять своим временем — это значит:
✔ не опаздывать на встречи,
✔ все успевать к дедлайну,
✔ не отвлекаться на социальные сети и кофе, пока не доделана задача,
✔ совмещать работу и жизнь.

Научиться личному тайм-менеджменту нужно не для того, чтобы делать много-много дел, а чтобы жизнь стала организованнее и оставалось больше времени на отдых.

Простые советы по тайм-менеджменту для начинающих
Секрет управления времени в правильном планировании и расставлении приоритетов.

  • Ваши главные помощники в управлении временем — это карандаш и блокнот, они помогают перенести задачи и дела из головы на бумагу и посмотреть на них со стороны. Структурировать дела на бумаге проще, чем в голове. И, конечно, блокнот помогает не забыть, что вам нужно сделать. Вместо бумаги вы можете использовать любые виды онлайн-планировщиков и заметок.
  • Планируйте и отчеркивайте. Напишите вечером список обязательных дел назавтра с примерным временем выполнения, распределите их по приоритетности, проведите жирную черту под ним. Список закрыт. Если завтра появится новое дело, в 99% случаев оно может подождать. Не кидайтесь на новую задачу сразу же, это навредит выполнению текущих.
  • Фиксируйте все, что делаете в течение дня. Если дело сделано, радостно зачеркните его. Если вы поговорили по телефону — тоже запишите в ваш блокнот с указанием, сколько времени вы потратили на разговор. Если вы работаете дома и отвлеклись от работы на приготовление обеда, внесите готовку в список сделанных дел. В конце недели вы сможете подсчитать временные затраты на разные виды деятельности. Вы ясно увидите, есть ли ненужные дела, которые воруют ваше время. Другая полезная сторона «тотальной фиксации»: если вам кажется, что вы ничего не сделали за сегодня, в списке зафиксированных дел обязательно найдутся полезные, за которые можно себя похвалить.
  • Исключайте многозадачность. Переключение с дела на дело, с проекта на проект требует времени и снижает ваш КПД, поэтому, если задач много, лучше их выполнять последовательно.
  • Не отвлекайтесь на соцсети и телефон. Используйте соцсети, почту и телефон только для работы/учебы, а не «зависания». Выключите звук у уведомлений на телефоне, а по возможности на период выполнения задачи отключите их вообще.
  • «Ешьте лягушку на завтрак». Звучит по-французски, а это известная техника тайм-менеджмента – делать самое неприятное дело с утра. При регулярном «поедании утренних лягушек» количество откладываемых дел резко сокращается, а настроение улучшается. Марк Твен: Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с вами уже не случится.
  • Напомни, пожалуйста, позже. Есть хороший способ избавиться от неприоритетных задач, которые поступают в течение дня: «Сейчас я не могу решить этот вопрос, но напомни мне об этом позже». Попробуйте говорить эту фразу окружающим, которые просят о чем-то в течение дня. Удивительно, но факт: большинство таких дел растворятся сами собой, потому что они не так важны и люди сами забудут о них.

Книги по управлению временем
Если вы решили серьезно изучить вопрос тайм-менеджмента, хотите улучшить свою производительность, найти время для законного отдыха, то познакомьтесь с нашей подборкой классических книг по управлению временем.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Дэвид Аллен, известный теоретик личной эффективности, разработал теорию GTD – «Getting things done». Главная идея системы – доводить до конца те дела, которые действительно важны, а остальное время посвящать любимым занятиям. Как утверждает Дэвид Аллен, система GTD может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании в зависимости от ее применения.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Одна из самых продаваемых и известных книг по управлению временем в России. Ее ценность в хорошем обобщении материала и мотивации в сочетании с российскими реалиями.

Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности». Подробное описание того, как «есть лягушек на завтрак». А что делать, если ваша «лягушка» – это целый «слон»? Тогда делите на небольшие «бифштексы».

Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Очень воодушевляющая книга, но и крайне спорная. Автора иногда называют шарлатаном, потому что не все биографические факты, которые он описывает в книге, кажутся реальными. Тем не менее, книга помогает расставить жизненные приоритеты и начать тратить время на достижение действительно важных для вас целей.

Дэн С. Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Книга поможет бизнесменам и индивидуальным предпринимателям повысить эффективность бизнеса. Она учит определять цену собственного времени, избегать хроновампиров и говорить твердое «Нет» на те задачи, которые не нужно решать.

Книги предлагают методики повышения личной эффективности и иногда вступают в противоречие друг с другом, поэтому прежде, чем делать одну из них настольной книгой и руководством к действию, познакомьтесь с разными подходами к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент сейчас и в будущем
Нефть, золото, время – исчерпаемые ресурсы, а в будущем дела с ними будут обстоять еще хуже. У завтрашних специалистов ритм жизни станет еще быстрее, поэтому основам тайм-менеджмента необходимо учиться еще в школе.
Для школьников мы разработали тренинг «Управление временем», на котором можно получить много теории и еще больше практики по личному тайм-менеджменту. Как повысить эффективность в учебе? Как сократить время, потраченное на уроки? Как успевать учиться в школе, секциях и кружках и при этом полноценно отдыхать?
Экономьте время, чтобы иметь возможность потратить его на любимые дела и своих близких.

Автор: Ольга Биккулова, специалист ЦТР «Гуманитарные технологии»

Если вы хотите получать свежие статьи по вопросам карьеры, информацию о бесплатных событиях и акциях Центра, подпишитесь на нашу рассылку.

Соберите все дела в корзину

Методику Getting Things Done (GTD) придумал и описал в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен. Основная идея подхода такова: когда у человека скапливается слишком много дел, он нерационально планирует своё время, постоянно переносит задачи «на завтра» и в итоге тратит время не на действия, а на размышления о планах. Методика подойдёт тем, кто буквально погребён под лавиной задач.

Организация времени требует разгрузки мозга от необходимости помнить огромный список задач. Для этого нужна условная «корзина» — место, куда можно сложить абсолютно все дела, не разделяя их на рабочие и личные.

Можно использовать настоящую корзину: вы записываете каждое дело на отдельный лист бумаги и бросаете его в ёмкость. Можно завести специальную папку на компьютере или просто зафиксировать дела на бумаге. Подойдут программы Trello, Kanbanchi или Jira — это онлайн-доски с карточками, в которых можно работать командой.

Результат

Есть длинный список всех задач, начиная от текущих конкретных дел (например, сдать декларацию в налоговую) и заканчивая планами (может быть, открыть ещё два магазина и слетать в Гренландию). Новые задачи держать в голове не нужно, достаточно добавлять их в этот список.

Расставьте приоритеты

Пункты из получившегося огромного списка нужно рассортировать. Попробуйте методику Эйзенхауэра. Все дела нужно разделить на четыре типа:

Срочные и важные

Задачи, которые требуют пристального внимания; их нужно сделать как можно быстрее. Сделать самостоятельно.

Важные, но несрочные

Долгосрочные проекты, которые требуют внимания в будущем. Спланировать и выполнить.

Срочные, но неважные

Задачи, которые стоит сделать быстро, но не обязательно тратить на них своё время. Делегировать.

Неважные и несрочные

Задачи, которые можно без последствий отложить и которые не несут потенциальной пользы. Обдумать, отказаться, переформулировать или перенести в другую категорию.

Для первых трёх категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть сделана.

Результат

Дела рассортированы, ясно, чем нужно заняться в первую очередь, какие задачи делегировать и какие ресурсы для этого нужны.

Делегируйте как можно больше

По мнению Брайна Трейси, автора книги «Делегирование и управление», до 85 % операционного бюджета любой компании приходится на зарплатный фонд. Чтобы использовать эти расходы эффективно, старайтесь делегировать как можно больше. Кроме того, передача задач освобождает от «текучки», вы можете сосредоточиться на самых важных вопросах.

Распределяя дела между сотрудниками, старайтесь давать максимально понятные инструкции, а ещё лучше формулировать их по технологии SMART:

  • Specific (Конкретность) — точная постановка задачи, ориентация не на процесс, а на результат: не «Крась забор», а «Покрась весь забор».
  • Measurable (Измеримость) — cотрудник должен понимать критерии оценки эффективности его работы, результат должен быть измеримым. Не «Трудиться весь день», а «Сделать продажи минимум на 100 тысяч рублей».
  • Attainable (Достижимость) — цель должна быть реальной и достижимой.
  • Relevant (Уместность) — выполнение задачи должно вести к достижению цели.
  • Time-bound (Ограниченность во времени) — исполнителя необходимо ограничить во времени. Старайтесь учитывать риски: у вас должен быть запас, если сотрудник не справится.

Проверяйте, выполняются ли ваши задачи в срок. Это может быть небольшой отчёт от каждого сотрудника по электронной почте или ежедневные короткие совещания. Выделите себе час в день на общение с сотрудниками, это должно стать привычкой.

Работая в онлайн-досках, прикрепляйте нужного участника к карточке задачи, закрепите срок выполнения. Если установите приложение на смартфон, сервис будет напоминать о дедлайне оповещением.

Результат

Большая часть задач выполняется быстро, сотрудники лучше понимают, что вы от них хотите.

Внедряйте гибкие практики

В управлении временем важно придерживаться плана, но предпринимательство — сфера с большими рисками и постоянно меняющейся стратегией. Невозможно перед стартом продумать и предугадать всё. Нужна постоянная корректировка списка дел и приоритетов. Изучите и попробуйте применить гибкие методологии управления процессами, например «Канбан» и «Скрам».

Сейчас такой подход активно используют в IT-разработке, он помогает управлять собой и командой в ситуации, когда конечная цель до конца неизвестна. Контролируют сотрудников с помощью онлайн-досок.

Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:

  • «Очередь» — корзина с общим списком всех задач.
  • «Делаем» — сотрудник начал работу.
  • «На проверке» — задача готова, нужно проконтролировать и внести замечания.
  • «На доработке» — сотрудник доделывает задачу.
  • «Принято» — готовые задачи.
  • «Ждём» — дела, выполнение которых нужно притормозить на какое-то время (например, дождаться ответа от человека вне компании).

К каждой карточке вы можете установить срок и прикрепить участника. Или сотрудники могут сделать это сами — например, забрать приглянувшуюся задачу из очереди и уточнить, когда она будет выполнена.

Результат

Появилось наглядное представление рабочих процессов в компании. Сотрудники видят, кто что сейчас делает, и сами планируют график работы. Вам проще контролировать всю команду, не нужно тратить время на переписывание планов в ежедневниках.

Используйте тайм-менеджмент для личной эффективности

В книгах о тайм-менеджменте встречается понятие «съесть лягушку». У каждого из нас есть задачи, за которые мы не хотим браться, они и называются «лягушками». Это дела, которые возможно выполнить в установленный срок, но мы постоянно их откладываем и испытываем внутреннее сопротивление. В результате скапливается огромное количество таких «лягушек», высасывающих моральные силы и мотивацию.

Выполнять их нужно постепенно. Приучите себя каждое утро завершать одно неприятное дело. Через несколько дней «лягушки» закончатся, а новые будут «съедаться» быстрее, потому что это войдёт в привычку.

Этот метод подойдёт, когда нужно разобраться с небольшими делами. Если вы хотите эффективно работать над долгими и рутинными задачами, попробуйте технику «помидора»:

  • за раз нужно съесть один «помидор»: установить таймер и работать без перерыва 25 минут;
  • после этого сделать перерыв на 5 минут;
  • после четырёх отрезков — перерыв полчаса.

С точки зрения психологии эффективность метода объясняется так: мы откладываем на потом большие дела, потому что они нас пугают. Заставить себя работать 25 минут намного проще, чем сесть и сразу написать большую книгу.

Результат

Неприятные дела-«лягушки» выполнены. Вы постепенно завершаете большие задачи, разбив их на этапы по 25 минут. Появилось много свободного времени, можно сделать ещё больше или спокойно отдохнуть.

5 приёмов тайм-менеджмента для предпринимателя

Вот ещё несколько хитростей, которые помогут эффективнее управлять временем.

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

  1. Какие дела самые важные и ценные?
  2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
  3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Как все успеть: 6 методик тайм-менеджмента

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато делимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут все успеть. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: метод подходит для задач, требующих много времени и усилий. Это может быть написание курсовой, долгосрочный стратегический проект или изучение иностранного языка.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову.

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

  • Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
  • Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.
  • Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
  • Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по тайм-менеджменту. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

  • «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
  • «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
  • «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
  • «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
  • «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

  • Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
  • TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
  • Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
  • Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
  • Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Получите карьерную поддержку

Если вы не знаете, с чего начать карьеру, зашли в тупик или считаете, что совершили какие-то ошибки, спросите совета у специалистов. Заполните заявку и консультанты Changellenge >> окажут вам помощь. Это отличный шанс вместе экспертом проработать проблемные вопросы и составить карьерный план.

Подписаться на карьерную рассылку

Подписывайтесь на рассылку и получайте карьерные советы — от выбора индустрии и компании до лайфхаков по самоорганизации и развитию коммуникативных навыков.

Тайм-менеджмент

В этом разделе собраны статьи, посвященные планированию своего времени, особенностям постановки задач, анализу личной эффективности, примерам применения подходов к управлению временем в жизни и прочим вопросам, так или иначе связанным с понятием планирования.

Уровень сложности статей варьируется от статей для новичков до «продвинутого». Полный список статей Вы можете найти под списком рубрик.

Рекомендуем подписаться на RSS ленту, чтобы быть в курсе последних статей или же следить за нашими обновлениями в социальных сетях.

Планирование

Инструменты тайм-менеджмента

Эффективный образ жизни

Тайм-менеджмент и личностное взаимодействие

Анализ личной эффективности

Тайм-менеджмент в жизни

Теоретические основы тайм-менеджмента

Personal Efficiency Program (PEP) — PEP — это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности.» Правильнее сказать — это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете.

Менеджмент в компании с применением информационных онлайн-технологий — От качества управления компанией (менеджмента) зависит ее успех. В статье кратко описаны методы управления компанией и взаимодействия в команде людей с применением современных инструментов тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент. С чего начать — В наши дни по вопросам управления временем появляется огромное количество книг и статей. Предлагается множество различных методик и советов по внедрению этих методик в жизнь. Однако, «сходимость» этих методик (т.е. отношение количества людей, успешно внедривших методику в жизнь к количеству прочитавших) достаточно низок. В этой статье мы постараемся объяснить — чем следует руководствоваться при выборе методики управления временем и инструментов для воплощения этой методики в жизнь.

Getting Things Done (GTD) — Getting Things Done – это методика планирования, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге. Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

Стратегическое планирование — В нужном ли направлении Вы движетесь к свои целям? И не получится ли, что, выполнив кучу работы, Вы придете не туда, куда стремились? В этой статье рассмотрен стратегический подход к планированию в управлении временем, который позволит Вам выбрать правильное направление движения на долгие годы вперед.

Ведение дневника, анализ времени — На что уходит Ваше время? Чем Вы занимались вчера, на прошлой неделе или в прошлом году? Достигли Вы своих целей? Если нет, то почему и что сделать, чтобы исправить ситуацию? В статье затрагиваются вопросы учета времени для достижения своих целей.

48 часов в сутках – как работать вдвойне эффективно. Параллельные дела — Многим из нас приходилось задумываться о том, сколького всего хотелось бы успеть в жизни: достичь высот в бизнесе, стать классным специалистом, заняться любимыми хобби, да много, много, много всего, на что еще хотелось бы потратить время. Ну почему в сутках только 24 часа, а не 48 или 64?! Сколько бы тогда всего можно было успеть! Какие есть методы для того, чтобы успеть больше, — все это изложено в данной статье.

Работа 2.0 — Краткий пересказ книги Глеба Архангельского «Работа 2.0» — как с комфортом и удобствами построить работу в современном мире с интернет-технологиями и быстро меняющимся миром. В статье приводятся основные идеи книги и обзор инструментов, которые рекомендует проект TimeMaster для воплощения в жизнь этой методологии.

Сила привычки — Как много в нашей жизни зависит от привычки! Сила привычки может утянуть нас на дно, испортить здоровье или самочувствие или же поможет изучить языки, набрать спортивную форму или чему-нибудь научиться. Каким же образом избавиться от плохих привычек и обзавестись хорошими? Есть ряд методов и инструментов, позволяющих развивать в себе нужные навыки. Об этом и пойдет речь в статье.

Инвестирование времени. Ваше время — Ваш бизнес — Как начать бизнес при отсутствии денег? Чем поможет эффективное управление временем в условиях, которые на первый взгляд не располагают к созданию собственного дела? Правильно вложите свой главный ресурс — время! Эта инвестиция обязательно окупится! О том, как это сделать, пойдет речь в статье.

Термины тайм-менеджмента — Пополняемый словарь терминов, относящихся к управлению временем и схожим областям.

Рекомендательные сервисы — Вся наша жизнь состоит из выбора. Мы выбираем машины и квартиры, колбасу и фильм на вечер, как отдохнуть и какие услуги заказать. Но делать этот выбор все сложнее. Рынок все больше и больше насыщается новыми продуктами, ассортимент растет и растет. Чтобы не утонуть в море вариантов, используйте помощь рекомендательных сервисов, о которых пойдет речь в статье.

Использование карманных устройств для эффективного тайм-менеджмента — Карманные устройства уже давно перешли из разряда средств связи в инструмент работы, чтения, обработки материалов и, наконец, личной эффективности. Данная статья посвящена обзору таких устройств и возможностей, которые они предоставляют.

Каждому по секретарю! — Секретарь, в отличие от бытующих стереотипов и ходящих в народе анекдотов, — это сотрудник, помогающий руководителю организовать свой рабочий день, некий личный менеджер по организации времени. Такой сотрудник был бы полезен многим, несмотря на должность и статус. О том, как заменить функции настоящего секретаря секретарем электронным, рассказывается в этой статье.

Социальные сети как инструмент тайм-менеджмента — В народе ходит анекдот: приходит претендент на вакансию на собеседование.
— Сайты Одноклассники и Вконтакте знаете? — спрашивает работодатель.
— Конечно, знаю! — отвечает потенциальный сотрудник.
— Вы нам не подходите!
В действительности Вконтакте — лишь инструмент для общения, и если правильно его применять, он может экономить, а не отнимать время. Как именно? Читайте далее.

Биоритмы. Ритм жизни — Вся наша жизнь состоит из большого числа различных циклов, влияющих на нашу жизнь. От того, насколько мы учитываем данные циклы в работе, учебе, спорте и отдыхе, зависят как наши успехи в делах, так и здоровье, тонус, самочувствие. Узнать больше об этом вы можете в этой статье.

Тайм-менеджмент и здоровье — Как найти время на здоровье и спорт, достичь результатов, стать красивыми и сильными, не являясь спортсменом и не имея возможности посещать зал большую часть времени? Как пересилить себя и достичь поставленных планок? Читайте в статье про спорт и управление временем.

Быстрочтение — Быстрое чтение — один из качественных способов успевать сделать то, что не успевали сделать раньше. При этом Вы не просто читаете быстрее, но быстрее думаете, лучше запоминаете и усваиваете прочитанный материал, а также в целом развиваете свой мозг. Подробнее читайте об этом в нашей статье.

Управление временем — с чего начать — как правильно выбрать для себя из всего многообразия те приемы и методы управления временем, которые подойдут именно Вам.

Getting Things Done (GTD) — всемирно известная методика наведения порядка в каждодневных делах.

Стратегическое планирование — методы достижения долгосрочных планов с использованием пирамиды целей.

Термины тайм-менеджмента — пополняемый словарь терминов, относящихся к управлению временем и схожим областям.

Параллельные дела — простая методика для значительного повышения личной эффективности.

Ведение дневника — в статье раскрывается, почему это так важно в планировании и жизни.

Тайм менеджмент, что это такое и почему он вам не нужен

Тайм менеджмент вас не спасёт. Я хочу всё успевать. Почему в сутках всего 24 часа? Когда у нас цейтнот, мы не спим — работаем по 20 часов — как же хочется найти тот волшебный метод, который поможет всё организовать. Говорят, что спасение в правильном управлении временем.

Тайм менеджмент в дословном переводе с английского означает «управление временем». И в этой фразе заключены его основная идея и цель. Тайм менеджмент — это организация человеческой деятельности наиболее эффективным способом, с учётом индивидуальных целей, потребностей и общих человеческих особенностей.

В этой статье мы расскажем вам о сути некоторых подходов к ТМ. Причём вы сразу сможете применить их на себя. Это очень просто. И не надо читать десятки книг, которые попросту пересказывают некоторые из приведённых ниже решений.

Методика тайм менеджмента применима практически везде и подойдёт как при индивидуальном планировании выполнения должностных обязанностей отдельного работника, предпринимателя или простого человека, стремящегося оптимизировать свою деятельность, так и при организации работы крупной компании.

Основы тайм менеджмента были заложены сотни лет назад, но отдельным направлением в образовании, психологии и бизнесе он стал лишь в начале 21 века.

Основным утверждением в тайм менеджменте является то, что большинство людей используют лишь малую часть своих потенциальных возможностей.

Вы можете делать больше. Вы можете работать лучше. В конце концов, вы можете зарабатывать больше.

К примеру, согласно принципу Парето, только 20% от всех действий, совершаемых людьми, дают 80% результата, а остальные 80% — малоэффективные занятия.

Огромное количество сил, которые могли быть направлены на достижение целей или планов, тратятся человеком на бесполезные и ненужные занятия, не приближающие к желаемым целям, как личным, так и рабочим.

Существует множество сфер и способов применения тайм менеджмента, но отдельно стоит разобрать его использование в отношении, с одной стороны, саморазвития с достижением личных результатов и, с другой — применением данной методики в рамках управления рабочим коллективом или организацией.

В чём суть тайм менеджмента?

В тайм менеджменте существует большое количество приёмов, но основную часть составляют осознанный и рациональный анализ времени, затраченного на различные занятия, выделение приоритетных целей и изменение графика в целях максимизации результата по наиважнейшим направлениям.

Эффективное управление своим временем повышает трудоспособность, ускоряет обучение и позволяет добиваться поставленных результатов в гораздо более короткие сроки.

При использовании тайм менеджмента в целях саморазвития и рационального использования собственного времени, в первую очередь, производится анализ долгосрочных целей и задач, которых необходимо достичь.

Следующий этап — разбивание долгосрочных целей на менее масштабные, краткосрочные.

И, безусловно, планирование рабочего дня в соответствии с личными возможностями и особенностями, с учётом перерывов на отдых, установленных в таком порядке и размере, который позволяет максимизировать результаты каждого рабочего дня.

Это не только про работу!

Несмотря на ошибочное мнение о том, что большее количество рабочего времени даёт больший результат, при эффективном тайм менеджменте выводится оптимальное соотношение труда и отдыха. К примеру, как показали многочисленные исследования, проводимые специалистами из Новой Зеландии, сокращение рабочей недели с 5 до 4 дней повышает производительность труда, делая подход работников более креативным и ответственным.

В рамках же управления персоналом или коллективом отдельного предприятия, тайм менеджмент подразумевает оптимизацию рабочего процесса для рядовых сотрудников и управляющего персонала, в целях выведения компании на требуемый уровень эффективности и производительности.

Метода матрицы Эйзенхауэра — 4 секции

В тайм менеджменте существует множество методик, помогающих наиболее эффективно распределить время. Одна из них — Матрица Эйзенхауэра.

Она создана с целью выделения приоритетных и наиболее важных задач, являющихся первоочередными, требующих неотложного решения.

Для составления матрицы Эйзенхауэра необходимо начертить таблицу с двумя столбцами и двумя строками. Один столбец — срочные дела, другой — несрочные. Названия строчек — «важные» и «неважные».

  • В «важные» заносятся те задачи, от которых зависит дальнейшая успешность в достижении долгосрочных целей, или, если речь идёт о составлении плана на день для личного графика, ещё и мероприятия или дела, обладающие большой ценностью по личным соображениям.
  • В «неважные» же заносятся все остальные — не требующие обязательного выполнения и не влекущие за собой никаких значительных последствий.

И, наконец, каждая из задач заносится в столбец «срочные» или «несрочные», в зависимости от сроков её выполнения. В первую очередь стоит выполнять те задачи, которые попали в ячейку «важные» и «срочные», а в последнюю — «неважные» и «несрочные».

Метода матрицы Эйзенхауэра является одним из наиболее простых и эффективных при определении приоритетных задач в тайм менеджменте.

Пирамида Франклина — ранжируем цели

Следующий инструмент для эффективного использования времени — Пирамида Франклина. Она представляет из себя многоуровневую схему, по форме напоминающую пирамиду.

В её основании — те жизненные принципы и цели, которых хочет добиться человек за всё своё существование.

Вторая ступень пирамиды, расположенная выше, это глобальные цели, то есть, те конкретные вершины, которых необходимо добиться в жизни, не нарушая принципов, изложенных на нижней ступени.

Следующая — те шаги, которые необходимо предпринять для достижения глобальной цели. Здесь необходимо расписать этапы получения результата, разбив его на несколько меньших частей.

И, наконец, три верхние ступени, это план на 1-5 лет, неделю — месяц и на каждый день.

Верхняя ступень должна обновляться ежедневно, в зависимости от прогресса в выполнении дневных задач. Пирамида Франклина помогает конкретизировать действия, необходимые для достижения глобальных жизненных целей, которые изначально кажутся масштабными и недостижимыми.

Метод помидора — 25 и 5

И третий из наиболее часто используемых и важных приёмов в тайм менеджменте — метод помидора.

Достаточно забавное название было придумано в 20 веке Франческо Чирилло, итальянским студентом, который засёк время, которое он может беспрерывно и не отвлекаясь на посторонние размышления, работать с книгой. Результат составил 25 минут.

После чего, чтение было разбито на интервалы по 25 и 5 минут — в сумме, на каждые полчаса приходилось 25 минут работы и 5 минут других, менее важных и энергозатратных дел или отдыха. Такое чередование работы и расслабления позволяет повысить концентрацию на основном занятии и увеличить продуктивность в несколько раз.

Почему ТМ так популярен?

В 21 веке тайм менеджмент распространяется всё быстрее, в первую очередь, в развитых странах, где остро стоит вопрос повышения производительности труда. Хотя, казалось бы, ведь проблемы с низкой производительность характерны больше развивающимся странам. Например, нашей.

ТМ является одним из наиболее перспективных направлений в управлении бизнесом.

И, безусловно, в нарастающем темпе жизни, тайм менеджмент в отношении личных домашних или рабочих дел становится всё более актуальным.

Использование методик тайм менеджмента является одним из наиболее эффективных способов оптимизации затрат, как энергии, так и финансов, помогающим выводить производительность труда на принципиально новый уровень. Именно поэтому в современной экономике происходит его стремительная популяризация.

А что на практике, получается?

Метод пирамиды помогает остановиться, подумать и скорректировать действия с учётом целей. SMART и Пирамида — незаменимы при работе с целями.

Да, это помогает. Как и банальное планирование завтрашнего дня. Но не надо полагать, что ТМ решит ваши проблемы.

Берите методы, внедряйте в свою жизнь. Здесь главное — последовательность. если планировать завтрашний день — то регулярно, иначе — толка не будет.

Тайм менеджмент вам не нужен если вы не готовы тратить на него время, не нужен, если вы не готовы с определённой периодичностью проверять пирамиду, строить планы, чертить таблицы. Наконец, он не нужен вам, если вы довольны тем, как течёт ваша жизнь.

Тайм-менеджмент: что это такое? Его эффективность

Тайм-менеджмент — способ управления временем. Освоив все правила тайм-менеджмента вы сможете правильно использовать свое время, а не тратить его в пустую.

Так вы сможете увеличить продуктивность.

Структура тайм-менеджмента

Чтобы управлять временем, вы должны:

  • ставить перед собой цели;
  • согласно целям правильно планировать и распределять время;
  • делегировать задачи и управлять ресурсами;
  • анализировать потраченное время;
  • фиксировать время;
  • ставить приоритеты;
  • составлять списки.

Тайм-менеджмент является неотъемлемой частью любого проекта. Время — это определяющий фактор для реализации вашего дела.

В управлении временем есть определенная структура. Она состоит из:

  • разбора, разложения своих действий;
  • разработки и составления действий для достижения целей;
  • определения главной цели;
  • планирования и расстановки приоритетов;
  • реализации всех процессов;
  • контроля своих достижений.

Если вы управляете временными ресурсами, делаете это эффективно, то вы можете легко распределять не только рабочее время, но свое личное. А это основная и неотъемлемая часть жизни человека.

Тайм-менеджмент помогает работать лучше

Если применять тайм-менеджмент в повседневной жизни, то вы сможете планировать выходные и сделать себе отпуск.

В совокупности все улучшает эмоциональное, психическое и физическое состояние. Помогает не создавать иллюзию постоянной работы и уметь успевать делать в жизни все, чтобы ощущать ее вкус, видеть перед собой главные цели. Если только одна работа — это скучно и сильно истощает жизненные ресурсы.

Правила успешного тайм-менеджмента

Есть список правил, который поможет управлять временем. Давайте их рассмотрим.

  1. Представляем, что это наш последний день. Звучит плохо, но попытаемся. Расслабьтесь и подумайте, чтобы бы вы сделали в свой последний день. Все что вам приходит в голову запишите на листочке, а проснувшись с утра делайте все по плану. Это будет не только полезно, но интересно.
  2. Планируйте. Заведите тетрадку и составьте план на три дня. Делайте только то, что вы запланируете. Вы и не заметите, как у вас появится время на семью или личные дела. Работая так, делаете день продуктивным и полезным. Можно планировать на день. Сядьте вечером, напишите план, если с утра у вас появится задание, вставьте его в список. Каждую задачу вычеркивайте, это позволяет больше к ним не возвращаться.
  3. Управляйте информацией . Если научитесь разделять информацию на нужную и бесполезную, сэкономите время и не будете забивать голову плохими мыслями и делами.
  4. Исключите занятия, которые “пожирают” время . В маркетинге это важно. Выпишите все занятия, которые забирают время и не позволяют постоянно работать над увеличением клиентов или прибыли. Работая, постарайтесь не отвлекаться на телевизор, компьютер. Научившись избегать “пожирателей” вы станете хозяином времени.
  5. Сосредоточенность . Занимайтесь выполнением задания до тех пор пока не закончите его. Важно концентрировать внимание на одной работе, а не распространяться на иные. Не приступайте к выполнению задания пока не закончите старое.
  6. Расставляем приоритеты . Вы должны расставить все по местам. Приступать сначала к важной работе, потом переходить к второстепенным задачам. Ведь времени больше уходит на решение основных задач.
  7. Порядок на рабочем месте . Создайте уютное рабочее место. Уберите бумаги в папки, ручки в пенал, наведите порядок вокруг. Если деятельность связана с документами или бумагами, то обязательно их храните. Проведенные эксперименты доказали, что 35 % времени уходит на поиск документа.
  8. Учимся говорить «нет» ненужным делам . Такие занятия забирают время, не приносят пользы.
  9. Составляем режим работы . Понаблюдайте за собой, определите время, когда вы активны. В этот период выполняйте важные дела. По результатам экспериментов составьте режим активности в течение дня. У большинства — это утро и первая половина дня, к вечеру уже все устают.
  10. Выходной . Если есть возможность отдохнуть, пользуйтесь моментом. Отдых — залог успеха в работе.

Тайм-менеджмент и эффективность

Принудительная эффективность в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте есть правило — сосредоточенность и целенаправленность. Называют его принудительной эффективностью, а начинайте работу с главного.

Отвлекаясь на второстепенные задания, тратится зря время, не совершайте ошибок в тайм-менеджменте.

Принудительная эффективность гласит — человеку не хватает времени решить проблемы, но есть время решить основную. Проанализируйте работу, которая будет выгодной и результативной.

Маркетологи разделили работу на четыре группы:

  • важная и срочная;
  • важная, но не срочная;
  • срочная, но не важная;
  • не важная и не срочная.

Разделение имеет название “Метод Эйзенхауэра” и подразумевает действия:

  1. Сначала работать над срочными и важными делами. Если вы попробуете отложить их, то можете создать кучу проблем.
  2. Важная, но не срочная работа может быть отложена, но не исключено, что эти дела будут долго находится в этом статусе. Как показывает практика, важная, но не срочная работа потом превращается в важную и срочную. Поэтому, если вы решили отложить ее на некоторое время, то оцените его запас.
  3. Такое понятие, как срочная, но неважная работа считается не результативной. Она занимает немало времени, но не приносит пользы. От таких дел лучше отказываться или быстро решать.
  4. Не срочная и неважная работа занимает драгоценное время. Зачем заниматься такими делами? Можете смело вычеркивать их из планов.

Ошибочные мнения по поводу тайм-менеджмента

Люди, не разобравшись в тайм-менеджменте, делают неправильные выводы.

Склонны утверждать, что никто не может управлять временем. Невозможно управлять временем, но можно управлять действиями, которые отразятся на времени. Если к работе подходить прагматично и обдуманно, то вы не заметите, как у вас появится больше времени.

Если заметите, то все известные личности, всегда работают по составленному плану. Так они успевают попасть на деловые переговоры, побывать на мероприятиях, провести время с пользой для себя.

Ошибкой считается утверждение, что тайм-менеджмент заставляет людей работать интенсивнее. Результативность действий зависит от отдыха.

Если работать и не отдыхать, то работа перестанет быть качественной. Длительная работа снижает продуктивность организма. Действовать по правилам тайм-менеджмента — не значит работать больше, это значит научиться искать время для отдыха.

Еще ошибочным мнением считается, что тайм-менеджмент делает из человека робота, который делает все строго по расписанию. Управляя временем не ограничиваете свободу, а создаете ее. Тайм-менеджмент создан не только для важных людей, это касается всех.

Если вы спланируете и распределите ресурсы, то быстрее дойдете к цели.

Анализ проведенной работы

Важно анализировать то, что вы сделали. Это поможет определить, что вы сделали правильно, а на что не стоило обращать внимание вовсе.

Тайм-менеджмент помогает больше сделать за день

В маркетинге работает методика под названием “Пять пальцев”.

  1. Большой палец отвечает за самочувствие. Каждый день должен сказываться на здоровье.
  2. Указательный — взаимопомощь. Надо делать что-то не для себя, но для родных, близких и друзей.
  3. Средний — психоэмоциональное состояние. Нормальное эмоциональное состояние положительно сказывается на продуктивности и результативности работы.
  4. Безымянный — приближение к цели. У каждого человека есть своя главная цель, каждый день необходимо делать даже какие-нибудь минимальные действия, чтобы к ней приблизиться.
  5. Мизинец — новая информация и мысли.

Тайм-менеджмент состоит из комплекса методик, которые позволяют понимать, ценить и управлять временем.

Выбирайте для себя эффективный метод, чтобы успевать делать важные дела за рабочее время, а потом больше отдыхать с семьей. Если вам понравилась статья, то поделитесь ею с друзьями и переходите на другие статьи Редачим.

Тайм-менеджмент что это: как и зачем управлять временем

В гонке за успехом, состоятельностью в личной, профессиональной, семейной жизни мы часто жалуемся на нехватку времени. Это одна из самых популярных проблем активного участника общества. Больше остальных людей этому подвержены студенты и работающие люди. Для того чтобы уложить в 24 часа все потребности, обязанности, желания, был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – наука об организации, планировании, управлении временем, повышении эффективности его использования. Тайм-менеджмент будет полезен тем, кто регулярно повторяет «я даже не знаю, за что хвататься».

Польза от тайм-менеджмента:

  • предотвращение психофизиологического истощения, выгорания;
  • снижение уровня тревоги, стресса;
  • снижение усталости, устранение хронической усталости;
  • улучшение настроения, профилактика депрессий и апатии;
  • повышение веры в себя, самооценки;
  • рост продуктивности.

Планирование, ведение ежедневника – неотъемлемая часть жизни того, кто решил заняться тайм-менеджментом. Ошибочно считать, что это удел исключительно деловых людей. Тайм-менеджмент – спасение для студента, домохозяйки, музыканта, писателя и любого другого человека, который страдает от дефицита времени.

Схема тайм-менеджмента

Схема тайм-менеджмента выглядит следующим образом:

  1. Анализ целей работы над временем.
  2. Выбор технологий, инструментов, стратегий.
  3. Точное планирование.
  4. Определение и расстановка приоритетов.
  5. Реализация.
  6. Контроль, управление, корректировка.
  7. Анализ результатов.

Как управлять временем

Начинать нужно с письменного анализа привычного режима, определения времени, потраченного с пользой и без нее. Как это сделать:

  1. Запишите свои приоритеты, ценности, обязанности.
  2. Нарисуйте диаграмму, на ней честно распишите, на что и сколько тратите времени.
  3. Проанализируйте, что из зафиксированного относится к первому пункту, то есть полезному. Если вы видите, что, например, свободное общение в интернете занимает львиную долю дня, но вы понимаете, что это не относится к необходимому и полезному, то нужно этот элемент заполнить чем-то другим. Может быть, вы давно хотели ежедневно выделять час на изучение языка или чтение литературы? Тогда самое время вписать это вместо просмотра телевизора или бессмысленного пролистывание ленты в социальной сети.
  4. Исходя из приоритетов, составляйте письменный план на каждый день. Группируйте задачи по значимости, в начало дня ставьте самые важные дела.

При составлении расписания нельзя забывать про отдых. Это обязательная, приоритетная вещь. Специалисты рекомендуют отводить 8-10 часов на полноценный сон, днем чередовать физическую и умственную активность, устраивать перерывы в работе, чередовать сложные и простые задания.

Техники тайм-менеджмента

Популярны 3 техники организации и планирования времени:

  1. Хронометраж. В течение 2 недель записывайте каждые 15 минут все, что делаете. Да, вплоть до «сел, поел». Такое наблюдение и письменная фиксация с четким определением временных интервалов позволит понять, на что вы тратите время, а также выявит пожирателей времени.
  2. Матрица Эйзенхауэра. Помогает расставить приоритеты. Проведите горизонтальную шкалу «важно – не важно» и вертикальную «срочно – не срочно», разбив лист на 4 квадрата. В тайм-менеджменте принято разделять задачи на срочные и важные, важные и несрочные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Первые принесут вам серьезные проблемы, потому выполнение срочных и важных дел первостепенно. Важные и несрочные дела при невыполнении принесут проблемы, но в далекой перспективе. Срочные, но неважные дела лучше поручить кому-то другому. Ну а несрочные и неважные можно и даже нужно совсем убрать.
  3. Метод помидора. На каждую задачу отводите 25 минут, засекайте время таймером. Необязательно выполнять сразу все задание, но нужно работать, не отвлекаясь, пока не прозвучит сигнал будильника. Большую задачу предварительно лучше разделить на несколько таких, что поместятся в 25 минут. После каждого помидора (25-минутный интервал) устраивайте отдых на 3-5 минут. После четвертого помидора отдохните 15-30 минут.

Правила тайм-менеджмента

Изучите правила тайм-менеджмента, всегда следуйте им, и ваша ситуация изменится уже в первую неделю:

  1. Больше конкретики, визуализации задач. Заведите органайзер, дневник, ежедневник. Подробно фиксируйте свои планы.
  2. Всегда расставляйте приоритеты, но на каждое дело отводите конкретный лимит времени. Важные дела выполняйте в первую очередь.
  3. Крупные задачи разбивайте на мелкие этапы.
  4. Сразу фильтруйте информацию. Да, мозг способен запомнить многое, но это не значит, что ему будет просто работать. Да и зачем вам ненужная и неинтересная информация. Отсеивайте ее сразу, не ждите, пока мозг усвоит, переработает, а потом поймет, что она не нужна. К каждой информации относитесь критично.
  5. Научитесь определять пожирателей времени: социальные сети, скайп, проверка почты, бессмысленное листание ленты или просмотр развлекательных видео. Выделите на это время только в рамках работы или общения с друзьями, если нет возможности реально встретиться. Неплохой вариант – завести рабочую почту. Тогда вам не придется долго искать важные письма среди рекламных рассылок.
  6. Концентрируйтесь на одной задаче, быстро выполняйте ее и переходите к другому делу. Если выполнение задачи предполагает перерывы, например, вы сдали работу на проверку, то не нужно бездельничать в промежуток. Займитесь другим полезным делом. Помните, что каждая минута должна быть потрачена с пользой.
  7. Неприятные или сложные дела выполняйте в первую очередь. Если отложить их на потом, то весь день будет сохраняться тревога, напряжение, негативный фон настроения. В то время как быстрое избавление от дел подарит самоудовлетворение, легкость и хорошее настроение на все оставшееся время.
  8. Следите за порядком на рабочем месте: распределяйте бумаги по папкам, ручки держите в пенале, протирайте пыль, вовремя выбрасывайте мусор. Чем гармоничнее ваше рабочее место, тем приятнее вам работать и тем меньше времени вы тратите на поиски нужного инструмента.
  9. Позаботьтесь о комфорте, освещении рабочего места. Вас ничего не должно отвлекать, а атмосфера должна настраивать на рабочий лад.
  10. Работайте только за столом, не берите ноутбук или бумаги в постель. Ваш мозг должен знать, что постель – сигнал отбоя и отдыха.
  11. Слушайте свой организм. Люди отличаются внутренними биоритмами. Определите часы наибольшей активности, работоспособности, самые важные дела по возможности планируйте на это время.
  12. Не лишайте себя отдыха, не уходите в трудоголизм, но и не расслабляйтесь чрезмерно. Быстро выполнив намеченные дела, проанализируйте результаты и наградите себя заслуженным отдыхом, хобби.
  13. Не отвлекайтесь на критику, пустую болтовню и негатив людей. Помните, что вы не обязаны пить с кем-то кофе ради приличия, если можете провести это время с большей пользой для себя. Научитесь говорить «нет».

Научитесь извлекать пользу даже из вынужденного положения. Так, если вы тратите 2 часа на дорогу, то можете в это время прочитать или послушать книгу, полезную для профессионального или личностного роста. Например, изучите книгу Брайана Трейси «Результативный тайм-менеджмент».

Зачем управлять временем

Умение дозировать время и четко видеть приоритеты позволяет:

  • достигать целей с минимальными затратами;
  • добиваться высоких результатов сразу в нескольких сферах жизни;
  • рационально распоряжаться временем, успевать работать, отдыхать, заниматься хобби;
  • работать в условиях многозадачности, заниматься параллельно несколькими проектами;
  • увеличивать материальное благополучие, укреплять здоровье;
  • быть свободным, всегда иметь выбор;
  • контролировать жизни, строить планы на будущее.

Человек, чувствующий, что это он управляет временем, а не время им, меньше тревожится. Он больше уверен в собственных силах, способен строить долгосрочные и реалистичные планы. Личность, освоившая тайм-менеджмент, становится хозяйкой собственной жизни.

Такие люди отличаются позитивом, энтузиазмом, горящими глазами. В день они решают огромное количество задач, но при этом не выглядят измученными или уставшими. Наоборот, их энергия бьет через край. Секрет прост – они умеют грамотно распоряжаться каждой секундой своей жизни.

Умный тайм-менеджмент или как правильно организовать свой день

Каждый день мы слышим эти фразы от своих знакомых, а порой даже произносим их сами, ведь многим из нас катастрофически не хватает времени. Вы думаете, что проблема в излишней загруженности? В действительности ситуация складывается именно так потому, что не все знают, как правильно организовать свой день, чтобы всё успевать.

Вы хотите вовремя выполнять все намеченные планы, пользоваться авторитетом среди коллег и чувствовать себя квалифицированным специалистом? В таком случае вам необходимо овладеть искусством управления временем. Ведь от того, как вы строите свой день, напрямую зависит продуктивность вашей работы и личная эффективность.

Золотые правила тайм-менеджмента

  1. Планируйте свой день. Вечером составление плана на завтра занимает не больше 15 минут, в то время как в течение дня это нехитрое правило, если вы возьмёте его за основу, помогает сэкономить массу ценного времени.
  2. Расставьте приоритеты. Составляя список дел на день, определите, какие задачи надо выполнить в первую очередь, а какие можно отложить на потом. Не пытайтесь быть многозадачным. Стремление сделать всё и сейчас только убивает вашу концентрацию, а вместе с ней и эффективность.
  3. Назначайте важные встречи на утро. Как правило, время до предстоящего события тратится на мелкие незначительные дела.
  4. Группируйте задачи. Объедините деловые встречи и коммутацию (обработку входящих сообщений и звонки) в блоки. Так вам удастся освободить время для важной непрерывной работы.
  5. Разбивайте задания на несколько промежуточных. Если вам тяжело приступать к выполнению сложной задачи, разделите её на несколько маленьких. Справиться с ней поэтапно будет намного проще.
  6. Не откладывайте подготовительный этап на последний момент. Не надейтесь, что вам удастся подготовить хорошую презентацию за 15 минут до выступления или безошибочно написать важный отчёт в момент его сдачи. Когда вы ставите себя в жёсткие рамки, вы не оставляете себе времени, чтобы всё проверить. В итоге стрессовая ситуация вам обеспечена.
  7. Установите дедлайн. Чётко разграничивайте время выполнения задач. Не позволяйте им длиться бесконечно.

Наряду с правилами управления временем разработаны эффективные методики, позволяющие работать быстрее и продуктивнее.

  • Тайм-менеджмент по Бенджамину Франклину работает по принципу от «большего к меньшему». Согласно этой методике каждое действие человек должен выполнять в соответствии со своими жизненными принципами и направлять на достижение намеченной глобальной цели. А чтобы её реализация была лёгкой и более быстрой, основную задачу надо разделить на несколько небольших подзадач, которые также делятся на ряд мелких заданий. Таким образом, строится пирамида, где в основании расположены главные цели и жизненные принципы, в средней части размещаются долгосрочные планы, а в верхней – краткосрочные задачи.
  • Метод Стивена Кови основан на правильной расстановке приоритетов и содержит комплекс приёмов, способствующих эффективному планированию. Автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» создал матрицу управления временем. Для достижения действенного результата С. Кови рекомендует пользоваться дополнительными инструментами, например, органайзерами. Суть методики заключается в фильтрации задач по приоритетности согласно основным жизненным принципам. Всего 4 сектора:

— Срочно + важно. Задания, требующие немедленного выполнения (критические ситуации, горящие проекты, неотложные проблемы);

— Не срочно + важно Задачи, непосредственно связанные с вашими стратегическими целями (планирование, поиск новых возможностей, профилактика, расширение сети контактов);

— Срочно + не важно. Незначительные дела, которые не дают долгосрочного результата (как правило, они основаны на ожиданиях и приоритетах других людей);

— Не срочно + не важно. Мелочи, отнимающие время и задачи, не имеющие чётко ограниченных сроков реализации.

Эффективные люди умеют говорить твёрдое «нет» задачам из секторов 3 и 4. При этом они стараются минимизировать размер 1-го квадранта и проводить больше времени во 2-от секторе. Они мыслят не проблемами, а возможностями.

  • Система Питера Друкера. Автор считает, что человек не может работать продуктивно более 2-3 часов подряд. Поэтому рабочий день надо разбивать на блоки, где на временные промежутки с наибольшей продуктивностью надо планировать решение сложных и важных задач. Оставшееся время следует использовать для выполнения менее значимых заданий – изучения входящей корреспонденции, совершения звонков и т.п.
  • Как научиться управлять временем

    Читайте о том как эффективно управлять своим временем. Секрет успеха всех успешных людей, имена которых постоянно звучат по телевидению, а фотографиями пестрят обложки журналов, не так уж и сложен. Все они добились чего-то в жизни только благодаря тому, что научились правильно работать. Правильно, значит продуктивно.

    Успех не приходит просто так, его нужно «приручить», «подкормить». «Подкормкой» в данном случае выступает наше желание, повысить свою производительность, а также наша способность грамотно распределять свое время. Популярный в настоящее время тайм-менеджмент помогает начинающим «рыбакам» поймать «золотую рыбку».

    Time management

    Понятие «тайм-менеджмент» в переводе в английского означает процесс планирования времени для повышения собственной эффективности. Точнее говоря, тайм-менеджмент представляет собой ряд действий, выполняя которые человек учится контролировать время, значительно увеличивая при этом свою результативность и продуктивность.

    Изначально термин «тайм-менеджмент» использовался только в области трудовой деятельности и бизнеса, но пару лет назад он превратился в определяющий фактор, необходимый в любой сфере. В России о контроле времени заговорили в начале ХХ века. Революционер, директор центрального института труда А.К. Гастаев предложил идеи повышения личной эффективности при правильном использовании времени. В 70-е годы впервые используется метод управления собственным временем – «Хронометраж». После этого идеи об управлении временным ресурсом нашли своих поклонников и начали стремительно развиваться. Превратившись в XXI веке в неотъемлемое звено на пути к достижению успеха, тайм-менеджмент сегодня изучается как самостоятельное направление во многих высших учебных заведениях.

    Преимущества управления временем

    Как говорил известный американский политический деятель Бенджамен Франклин – «время – деньги», однако сегодня наше время значительно дороже денег. Оно обладает более высокой ценностью, так как, в отличие от денег, не может быть накоплено и восстановленно. Человек, владеющий навыками тайм-менеджмента, как показывает практика, успешен во всех сферах деятельности.

    1. Во-первых, он добивается намеченных целей гораздо чаще и быстрее других,
    2. Во-вторых, в течении короткого промежутка времени есть возможность выполнить множество разных задач и стремительно увеличить свой капитал;
    3. В-третьих, исчезает стресс, чувство перманентной усталости, психологические и физиологические болезни, человек позитивно смотрит на мир;
    4. В-четвертых, владея собственным временем остается больше возможностей для отдыха, встреч с друзьями, хобби.

    Как организовать свое время

    1.Постановка цели

    Первым и самым важным шагом на пути достижения успеха является правильно поставленная цель. Обдумывая и ставя перед собой цель, необходимо предвидеть желаемый результат, который может быть представлен как реальным, так и материальным объектом. Предвосхищение результата, позволяет не отвлекаться на мелкие соблазны, а также избавляться от ненужных, не приносящих весомой пользы заданий. Правильно поставленная цель сокращает 30% работы.

    При целеполагании важно помнить о том, что цель должна быть максимально конкретна и реальна. Необходимо видеть пути ее достижения и использовать определенный инструментарий при планировании и постараться уложиться в срок. Именно поэтому была создана система SMART. Данный метод предполагает наличие следующих критериев постановки цели:

    1. SPECIFIC (конкретная, отвечает на вопрос: «Что должно быть достигнуто?»);
    2. MEASURABLE (измеримая, включает в себя ожидаемый количественный или/и качественный результат);
    3. ACHIEVABLE (достижимая, реальная, с понятным алгоритмом достижения);
    4. RELEVANT (актуальная, необходимая для выполнения в данный момент);
    5. TIME-BOUND (ограниченная по времени, имеющая конкретные временные рамки ее достижения).

    В рамках данного метода вы американский бизнес-тренер Брайон Трейси предлагает следующее упражнение: записать 10 целей на год, представив, что они уже реализованы (например, «я получил должность заместителя директора фирмы»), а затем решить, какая из целей повлияла на жизнь наибольшим образом. Выделить ее, выписать отдельно и продумать по критериям SMART.

    2. Все идет по плану

    Целеполагание является важной составляющей тайм-менджмента, однако это только первый этап на пути достижения успеха. Вторым необходимым элементом является умение составлять списки дел (заниматься планированием).

    Планирование – это требуемый для достижения цели процесс учета ресурсов и их правильного распределения. Успешные люди всегда начинают свой день с планирования, следуя правилу 6П: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

    Важно отметить, что план, который составленный в голове, письменно нигде не зафиксированный, не котируется. Планирование осуществляется ВСЕГДА в письменной форме: в блокноте, органайзере, на клочке бумаги – где угодно, но всегда наглядно. Правильная постановка задач сразу же увеличит производительность.

    Лучше всего планировать следующий день с вечера, а утром, проснуться в хорошем настроении, сытно и вкусно позавтракать и отправляться на осуществления задуманного. Необходимо придерживаться плана в течение дня. При возникновении новой задачи, стоит зафиксировать ее в плане, рассматривая приоритетно по отношению к другим делам. Проделанная работа доставит удовольствие и промотивурует к скорейшему выполнению оставшихся пунктов плана при вычеркивании выполненных дел из списка.

    Можно попробовать разнообразные варианты планирования: список дел на день, на выходные, на неделю, на месяц, на год, на 5 лет, на 10 и т.д. Если задача сложна, рассмотреть ее как одну из мини-целей, расписывая на маленькие подзадачи. Для этого лучше всего использовать разнообразные схемы. Чем больше творчества в составлении плана проявляется, тем интересней будет протекать процесс осуществления задуманного. Не стоит жалеть времени на планирование, ведь 10 % затраченного на составления плана времени компенсирует 90% времени, потраченного в дальнейшем на решение данной задачи.

    3. Учимся расставлять приоритеты

    Отличительной чертой успешного человека от неуспешного является верно расставленные приоритеты. Распределение задач по уровню важности и сложности дело непростое, многие годами учатся этому.

    Намечая какое-либо дело, важно оценить последствия его осуществления и неосуществления. Если дело стоящее, то последствия его невыполнения будут действительно серьезные.

    При определении ценности дела помогает методика АБВГД, предполагающая приписывание каждой задаче своего приоритета. Самой сложной задаче приписывается буква А, и далее по степени важности. Начинать выполнять следующую задачу разрешено только после выполнения предыдущей. Если задача включает в себя подпункты, их можно отметить цифрами, например, А1, А2, А3 и т.д.

    Американский бизнес-консультант Брайан Трейси рассказывает своим клиентам притчу про лягушку, которую нужно съесть с утра, таким образом избавив себя от самого неприятного за весь день. При постоянном откладывании не желаемого дела, возникает стресс, теряются время и силы. Действовать необходимо сразу, не раздумывая. Сиюминутное решение дел заряжает на весь день.

    Успех напрямую зависит от концентрации на работе и целенаправленности. Нужно постараться начинать новое дело, только когда прядущее доведено до конца. Хватаясь за несколько дел одновременно, вместе с потерей времени и сил, падает эффективность, Конечно, многие великие (Моцарт, Юлий Цезарь) могли выполнять успешно несколько задач одновременно, но это единичные случаи.

    Согласно закону принудительной эффективности Дуайта Эйзенхауэра все задачи делятся на основные группы:

    • Срочные / важные (первостепенные задачи, не терпят отсрочки);
    • Важные / не срочные (при постоянном откладывании перейдут в статус первой категории);
    • Срочные / не важные (требуют времени, но не несут особой пользы);
    • Не срочные / не важные (не несут ценности).

    Тайм-менеджмент – это хороший, но недостаточный инструмент для достижения успеха. Важно правильно питаться, заниматься спортом, находить время на отдых и общение с любимыми людьми – для них и стоит повышать свою эффективность.

    Ссылка на основную публикацию