Как правильно отвечать на входящие звонки клиентов

Шпаргалка №15: основные правила и ошибки при работе с входящими звонками

Для бизнес-процессов большинства компаний важны именно входящие звонки. Верно выстроенная маркетинговая стратегия и стабильный приток новых клиентов могут разбиться о неверные действия сотрудников, принимающих входящие звонки. Чтобы такого не произошло, возьмите на заметку шпаргалку от «Школы Продашь!».

Правила работы с входящими звонками

  1. Клиенту, дозвонившемуся в вашу компанию, должна быть оказана вся возможная помощь. Он должен получить максимальные ответы на свои вопросы вне зависимости от того, кто из сотрудников ответил на звонок. Возьмите за правило: любой специалист вашей компании должен создать у клиента «первое впечатление», так как именно он в процессе разговора представляет компанию в целом. Отвечающий на звонок должен быть компетентен в вопросах, которые ему может задать клиент. Ассортимент, акции, услуги, условия сотрудничества и другие вопросы не должны вызывать затруднений.
  2. Если в корпоративной культуре вашей компании принято, отвечая на входящие звонки, называть не только имя, фамилию, но и должность, то это правило должно распространяться на всех сотрудников.
  3. Негласное правило: отвечать на звонок нужно не раньше второго гудка и не позже третьего. Не заставляйте клиентов ждать. Если этого невозможно избежать, продумайте пути отступления: перевод звонка, роботизированные ответы или возможность перезвонить клиенту.
  4. Еще одно простое, но действенное правило: нужно улыбнуться перед тем, как ответить на звонок. Так ваш голос станет приветливее и позитивнее. Научите этому своих сотрудников и используйте сами.
  5. В конце разговора резюмируйте все сказанное клиентом и подведите итог. При этом помните, что согласно этикету заканчивать беседу должен тот, кто позвонил.
  6. Сотрудник, отвечающий за прием входящих звонков, обязательно должен иметь при себе, знать и отрабатывать типовой скрипт, в котором помимо основных пунктов должны быть прописаны варианты ответов на возможные вопросы и возражения клиентов. Шаблон скрипта входящего звонка для менеджера по продажам мы уже публиковали в этой шпаргалке.
  7. Уверенность в голосе плюс профессиональные ответы — вот залог отличного впечатления клиента о звонке и компании в целом.
  8. Применяйте техники активного слушания, дав клиенту высказаться и показав свою заинтересованность. Задавайте вопросы, соблюдайте этапы продажи или обработки звонка: установление контакта, выявление потребностей (или проблем) клиента, презентация продукта (или решение проблемы клиента), заключение сделки (или подведение итогов разговора).
  9. Обязательно спрашивайте имя клиента и в разговоре обращайтесь к нему по имени. Чтобы вам было проще это делать, в самом начале разговора запишите имя клиента и положите прямо перед глазами, чтобы обращать на него внимание.
  10. Помните о разумных периодах ожидания. Чем дольше клиент ждет ответа, тем больше растет его недовольство, тем больше ему хочется уйти к конкурентам.

Скрипт продаж — это набор определенных действий продавца, направленный на осуществление продажи.

Возражение — это содержательное несогласие клиента с продавцом.

Ошибки при работе с входящими звонками

  1. Если ваш клиент слышит пресное усталое «алло» или «слушаю вас» в трубке, то пришло время что-то менять. Именно отсутствие верного приветствия может испортить настрой и «охладить» даже «горячего» клиента.
  2. Часто менеджеры делают паузу в разговоре после озвучивания стоимости товара, ожидая реакции клиента. В таком случае с вероятностью 99% клиент скажет «спасибо» и позвонит конкурентам. Не заканчивайте разговор на цене — продолжайте рассказывать о преимуществах!
  3. Перехватывайте инициативу в разговоре, при этом не перебивая собеседника. Не создавайте искусственных пауз в разговоре, втягивайте клиента в диалог и продавайте до конца.
  4. Не пересыщайте разговор информацией о товаре. Не выкладывайте всё и сразу, как из автоматной очереди. Лучше сделайте это в процессе диалога с клиентом, дозируйте информацию.
  5. Не используйте в диалоге закрытые вопросы, на которые клиент может ответить только «да» или «нет». Задавайте открытые вопросы и реагируйте на развернутые ответы клиента.
  6. Не завершайте разговор простым «до свидания». Даже если клиент обещает подумать, предложите ему варианты для дальнейшего контакта — перезвонить позже, оформить предзаказ, отправить коммерческое предложение.
  7. Не давайте клиенту выбрать только «да» или «нет» в процессе обсуждения вашего возможного сотрудничества. Задавайте вопросы о деталях, как будто клиент уже согласен с вами работать. К примеру, вместо «Когда подъедете для подписания договора?» спросите «Вам будет удобно подъехать сегодня, чтобы подписать договор?».

«Презентуй или проиграешь»

Настольная игра поможет отточить навыки презентации продукта или услуги.

И еще раз повторим: ваши вложения в рекламу ничего не значат без эффективной отработки входящих звонков. Следите за компетентностью сотрудников и изредка устраивайте проверки с помощью тайных клиентов. Помочь провести такую проверку может «Школа Продашь!».

Как правильно отвечать на входящие звонки клиентов

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про то, почему необходимо правильно отвечать на входящие звонки.

Сегодня вы узнаете:

  • Для чего нужно правильно отвечать на телефонные звонки;
  • Правила, которые необходимо учитывать;
  • Что делать, чтобы входящий звонок был эффективным.

Содержание

Почему важно правильно отвечать на входящие звонки

Не зря говорят, что каждый пропущенный входящий звонок – это звонок вашему конкуренту, а плохо обслуженный – это удар по вашей репутации.

Необходимо учитывать, что 80% бизнес-контрактов заключаются только путем телефонных переговоров. Да и после подписания контракта все вопросы оперативно решаются по телефону. Почему именно телефон, а не привычная электронная почта?

Все очень просто, поскольку только телефонные переговоры могут существенно сэкономить время и позволить принять правильное решение в минимальные сроки.

Но тут есть небольшой нюанс. Корректный ответ по телефону может привести к заключению хорошей сделки, а вот неправильный – разорвать деловые отношения. Вывод – каждый должен уметь правильно отвечать на телефонные звонки.

Некоторые полагают, что самое простое – это общаться по телефону. На самом деле – это ошибочное мнение и не все так просто.

От правильного общения будет зависеть:

  • Уровень продаж;
  • Развитие клиентской базы;
  • Узнаваемость компании;
  • Показатели покупательского спроса.

Каждый менеджер, тем более секретарь, должен обладать специальными навыками телефонного общения и знать, как отвечать на звонки клиентов.

Как правильно отвечать на звонки клиентов

Существует несколько основных правил, как необходимо предоставлять ответы во время телефонного разговора. Все что вам нужно – это освоить их и стараться применять в своем рабочем процессе. Конечно, с первого раза может ничего не получиться, но после – результаты общения вас порадуют.

Правила приема телефонных звонков:

1. Вы должны четко понимать, как только вы возьмете трубку – вы будете полностью отвечать за решение проблем собеседника (клиента). Во время телефонного общения вы представляете компанию, в которой работаете и от того, как профессионально вы это сделаете, будет зависеть, выберет клиент компанию, или уйдет к конкурентам. Поэтому отвечая на каждый телефонный звонок, мысленно думайте что вы «голос компании» и ваша основная задача расположить собеседника.

2. Поскольку клиенты любят задавать многочисленные вопросы, вы должны четко, и самое главное достоверно, предоставлять на них ответы. В этом вам поможет информация о вашей компании и о тех услугах, которые вы предлагаете. Вы должны знать все, начиная от возникновения компании и заканчивая тем, как и из чего производится продукция.

3. Не стоит забывать во время общения про общепринятый бизнес-этикет:

  • Снимать трубку телефона нужно сразу, не позднее 3 гудка;
  • Обязательно представьтесь и уточните, как можете обращаться к собеседнику;
  • Уточните цель звонка;
  • В конце общения спросите, остались ли у собеседника вопросы.

4. Во время общения не бойтесь использовать специально разработанные методы. Стоит учитывать, что телефонное общение имеет свои особенности, поскольку клиент вас не видит. Поэтому вы должны приложить все усилия, чтобы решить возникшие проблемы и дать понять, что вы ему интересны.

5. Никогда нельзя допускать того, чтобы клиент ждал. Если во время общения вы затрудняетесь предоставить ответ, то лучше договоритесь с клиентом, что вы ему перезвоните. Не стоит просить клиента «повисеть на трубке».

6. Вы должны четко знать, что каждый телефонный звонок имеет свою цену. Возможно, на том конце провода находится успешный бизнесмен, который планирует заключить многомиллионный контракт. Именно от вашего умения будет зависеть, ваш это будет контракт или конкурентов.

7. Всегда правильно заканчивайте общение по телефону. Как показывает практика, именно начало и конец телефонного звонка дает общее впечатление. Не забудьте взять у своего собеседника координаты для связи и уточнить, в какое время ему можно звонить.

Принимая во внимание все перечисленные правила, вы сможете создать положительное впечатление о своей компании и привлечь клиента.

Как сделать прием входящих звонков эффективным

К сожалению, не все сотрудники могут правильно общаться по телефону. Некоторые допускают ошибки из-за отсутствия опыта, в то время как другие просто не желают этому учиться и заниматься.

Чтобы заинтересовать своего сотрудника и научить правильно выполнять работу, необходимо:

  • Подготовить шаблон эффективного приема телефонных звонков;
  • Придумать мотивацию для сотрудников;
  • Ввести контроль за всеми звонками.

Рассмотрим более детально каждый шаг:

  1. Подготовка шаблона, для правильного общения.

Чтобы понять, как отвечает ваш сотрудник на обращение клиента, нужно просто сделать «тайный входящий звонок» и записать его. Постарайтесь во время общения понять слабые, сильные стороны своего сотрудника и на чем он «слился».

Вы должны записать все фразы-паразиты, от которых в дальнейшем нужно избавиться. Только после получения необходимой информации внимательно все проанализируйте и составьте несколько сценариев телефонного общения. Готовые сценарии раздайте всем сотрудникам.

Помимо сценария, вы должны дать четкие указания своим работникам. Это можно сделать в виде приказа.

Каждый сотрудник должен:

  • Общаться с собеседником так, как будто это ваш единственный и самый лучший клиент;
  • Не торопиться закончить общение по телефону;
  • Записать клиента на покупку товара или услуги;
  • Заинтересовать собеседника, чтобы он выбрал именно вашу компанию;
  • При необходимости направить собеседнику коммерческое предложение;
  • Договориться о встрече.

Обязательно контролируйте, чтобы работники все делали правильно.

Это приятный бонус, который может получить каждый сотрудник, если правильно выполнит свою работу. Поэтому вы должны обязательно ввести премии для тех сотрудников, которые отвечают на телефонные звонки.

При этом вы должны четко прописать, сколько и за какой результат будет происходить начисление.

К примеру, точное вознаграждение:

  • За привлеченного клиента в компанию, путем грамотного общения по телефону;
  • За продажу товаров или услуг компании по телефону;
  • За увеличение клиентской базы (тут речь о рекомендациях).

Не стоит искать сотрудников, которые будут работать ради того, чтобы жить. Вы должны набрать в команду лучших, которые будут работать на результат, и достигать поставленных целей, в том числе, за хороший оклад и интересную мотивацию.

  1. Контроль.

Как бы плохо это ни звучало, но без контроля никуда. Только в этом случае вы будете контролировать не сотрудников, а количество и качество входящих звонков.

Чтобы составить полноценный отчет, каждый сотрудник должен:

  • Вести учет телефонных звонков от постоянных клиентов;
  • Записывать звонки от первичных клиентов;
  • Указывать количество звонков по общим вопросам;
  • Фиксировать ошибочные звонки;
  • Вести учет звонков от рекламных агентов.

Конечно, стоит учитывать, что все компании разные и в крупных организациях сложно записывать подобную информацию. Но для этого можно принять дополнительного сотрудника или студента. И вот он выход! И вы владеете всей необходимой для работы информацией.

Для удобства можно сделать сотрудникам специальную форму отчета, в которую на ежедневной основе они будут вносить сведения о входящих звонках.

Секреты и правила общения при ответе на звонок клиента

Каждая современная компания обладает личным телефоном, на который может позвонить любой клиент. При этом работники организации должны разбираться в том, как правильно общаться с клиентами, чтобы быстро и комфортно решать все возникающие проблемы и разногласия. От этого зависит лояльность непосредственных клиентов.

Почему важно отвечать на звонки

Каждый клиент должен быть уверен, что в случае возникновения разных проблем он всегда может дозвониться до руководителя компании, чтобы получить поддержку, помощь или ответы на какие-либо вопросы.

Если человек не может дозвониться до сотрудника предприятия, то он может перейти к конкуренту или вовсе испортить репутацию организации. По статистике около 80% договоров заключается с помощью проведения телефонных переговоров.

Дополнительно после подписания соглашения могут возникать разные вопросы, которые обсуждаются по телефону. С помощью телефона люди могут экономить время и силы, поэтому для решения вопроса в минимальные сроки именно этот способ считается наиболее актуальным.

Если же покупатель не может дозвониться до компании или вовсе сталкивается с грубостью, то он наверняка перейдет к конкурентам.

Поэтому от правильности общения с клиентами зависят следующие важные показатели для бизнеса:

  • размер выручки от продаж;
  • количество постоянных покупателей;
  • узнаваемость и репутация фирмы;
  • повышение спроса на товары.

Как правильно отвечать на звонки? Ответ в видео:

Поэтому секретарь и менеджеры предприятия должны обладать специализированными навыками, применяемыми в процессе общения с покупателями по телефону.

Какие учитываются правила

Существует несколько правил, которым должны следовать работники компании во время общения с клиентами по телефону. Желательно, чтобы они применялись сотрудниками во время всего рабочего дня. Если ими регулярно пользоваться, то можно удивиться положительным результатам общения с клиентами.

К основным таким правилам относится:

  • менеджер, отвечающий на звонок, должен помнить о том, что он будет ответственен за решение проблем человека, так как именно он представляет фирму, поэтому от его профессионализма зависит лояльность покупателя;
  • покупатели предпочитают задавать множество вопросов, поэтому все ответы должны быть быстрыми, четкими и достоверными;
  • секретарь должен знать много информации о деятельности предприятия, в котором он трудится;
  • во время общения важно помнить о бизнес-этикете, поэтому трубку надо снимать быстро, уточнять цель звонка, представляться и спрашивать, остались ли у клиента какие-либо дополнительные вопросы;
  • в процессе разговора желательно пользоваться специальными методами, призванными поддерживать интерес собеседника и направленными на повышение лояльности;
  • не допускается, чтобы люди слишком долго ждали, поэтому если менеджер не может ответить на какой-либо вопрос, то он должен сообщить о том, что сам перевозит человеку после уточнения нужных моментов;
  • каждый человек является ценным для компании, поэтому не следует относиться к общению с покупателями халатно и безответственно, так как от этого зависит прибыль фирмы и развитие конкурентов;
  • разговор нужно правильно заканчивать, для чего запрашиваются сведения о клиенте и другие уточняющие вопросы, так как нередко именно это наиболее сильно влияет на покупателей.

Какие мифы о ЖКХ не правда? Подробнее здесь.

Ответ на входящий звонок. Фото profiz.ru

Если пользоваться вышеуказанными правилами, то можно привлекать покупателей даже с помощью обычных телефонных разговоров.

Эффективный прием звонков

Если владелец компании заинтересован в том, чтобы все входящие звонки от клиентов были эффективно приняты, следует учитывать несколько нюансов.

К ним относится:

  • На звонки должны отвечать исключительно сотрудники, обладающие нужными знаниями и навыками. Не желательно доверять эту работу новичкам.
  • В компании обязательно разрабатывается специальный шаблон, на основании которого специалисты компании отвечают на звонки. Для этого предварительно изучаются разговоры сотрудников с клиентами. Это позволит выявить все преимущества и недостатки такого общения. Учитываются фразы-паразиты, которые должны отсутствовать у сотрудников предприятия. Только после этого разрабатывается оптимальный сценарий, при использовании которого работники будут вызывать положительные впечатления у покупателей. Все такие сценарии раздаются сотрудникам предприятия. Все специалисты должны общаться с покупателями вежливо и спокойно. Они должны направлять клиентов на приобретение товаров, а также не допускается, чтобы они быстро заканчивали общение. Сотрудники должны настаивать на том, чтобы покупатель приобрел товары именно в их компании. При необходимости направляются даже коммерческие предложения или назначаются даты личной встречи.

Как составить скрипт звонка? Смотрите видео:

    Все сотрудники должны мотивироваться на эффективное общение. Если сотрудники фирмы будут знать, что за правильно выполненную работу они смогут рассчитывать на повышенную заработную плату или похвалу директора, то они с большим удовольствием будут справляться со своими должностными обязанностями. Поэтому люди, ответственные за телефонные разговоры с покупателями, должны правильно мотивироваться. При этом можно даже указать, за какие результаты назначаются премии и надбавки.

Кто может получить 10 тысяч рублей? Узнаете тут.

Скрипт входящего звонка. Фото porarasti.com

В каждой компании могут использоваться свои методы мотивации персонала и контроля. Поэтому обычно нужные сведения вносятся в локальные нормативные акты предприятия.

Если в фирме отсутствуют специалисты, которые занимаются общением с клиентами по телефону, то желательно выделить соответствующую должность. Взять на нее можно даже студента, который за хорошую зарплату будет прекрасно справляться с поставленными задачами.

Заключение

Общение с клиентами является залогом успешной работы любого предприятия. Поэтому в каждой крупной компании должны трудиться специалисты, отвечающие на звонки покупателей. Они должны следовать определенному сценарию и пользоваться некоторыми уловками, позволяющими привлекать покупателей. От их работы зависит репутация и прибыльность предприятия.

Как отвечать на звонки клиентов

Большая часть первых бизнес-контактов устанавливается путем телефонных звонков. Да и в дальнейшей деятельности телефон позволяет оперативно решать всевозможные вопросы. Использование телефона ведет к экономии времени, выработке правильных решений и, зачастую, к формированию имиджа компании. Корректный ответ на звонок клиента может привести к заключению сделки, а некорректный – разорвать отношения или надолго отсрочить реализацию проекта.

Правильно общаться по телефону, что удивительно на первый взгляд, непросто. А от этого умения напрямую зависит уровень продаж, показатели покупательского спроса, клиентской заинтересованности и узнаваемости бренда. Умение правильно отвечать на входящие телефонные звонки – один из важнейших инструментов, которым должен в совершенстве владеть менеджерский и офис-менеджерский состав любого современного предприятия.

Правила ответов

В этом материале мы обозначим десять основных правил корректных ответов на входящие звонки. Если вы хотите повысить результативность вашей команды и увеличить телефонные продажи, обязательно изучите и внедрите каждый описанный прием в своем офисе – вы не разочаруетесь.

Правило номер один

После того, как вы поднимаете трубку, решение проблем звонящего клиента ложится на вас. Вы фактически являетесь «службой одного окна» для клиента, решившего обратиться в вашу компанию. Вы отвечаете не только за себя лично, но и за все предприятие, за все его службы и структурные подразделения.

Если обработка входящего звонка со стороны поднявшего трубку представителя компании будет некорректной, все усилия маркетологов, серьезные затраты на рекламу и продвижение компании могут оказаться напрасными. Поэтому с момента поднятия трубки и до окончания телефонного разговора любое непрофессионально произнесенное слово может принести неисчислимые проблемы.

Принимать звонок нужно так, чтобы звонящий клиент почувствовал ваше расположение, ваше желание оказать помощь и решить проблемы звонящего. Профессионализм отвечающего – залог успешного продолжения бизнес-контакта.

Правило номер два

Лицо, отвечающее на звонок клиента, должно быть компетентным в большинстве вопросов, которые могут интересовать клиента. Какие акции проходят в компании, какие есть уникальные коммерческие предложения. Также он должен четко понимать, к кому можно оперативно переадресовать звонок в случае специфических вопросов, поставленных клиентом. Например, если задают сложный технический вопрос – секретарь не сможет дать исчерпывающий ответ, поэтому должен быстро и вежливо переключить позвонившего в инженерную или технологическую службу.

Правило номер три

Отвечающему всегда необходимо строго придерживаться бизнес-этикета. Ответ на звонок должен следовать до третьего сигнала. Следует поприветствовать позвонившего, представиться. Нужно озвучить название компании, свое имя и должность. Это позволяет установить более близкую степень контакта. Секретарь должен обязательно поинтересоваться, как следует обращаться к звонящему, уточнить вопрос, по которому он обратился в компанию, предложить ему свою помощь. Таким образом, после установления доверительного контакта вы точно выясните цель его звонка и сможете оказать ему квалифицированное содействие.

Правило номер четыре

Отслеживать реакции на задаваемые клиентом вопросы и предъявляемые претензии. Всегда должны быть готовы стандартные ответы на распространенные вопросы. Не допускайте проявления негатива или недовольства со своей стороны. Относитесь к вопросам, которые будет задавать клиент, позитивно, ведь они свидетельствуют о его заинтересованности. Важно всегда благодарить клиента за озвученные вопросы и за обращение именно в вашу компанию.

Если не до конца понят вопрос, важно попросить его уточнить или повторить. Старайтесь говорить размеренно, не частите. Говорите доступным языком, чтобы клиенту не приходилось напрягаться, пытаясь понять, что вы ему сказали.

Правило номер пять

При разговоре по телефону обязательно следует использовать разнообразные приемы и техники. Он не дает визуального ряда, то есть ни один собеседник не способен увидеть реакцию друг друга на прозвучавшие слова. Для сохранения доверительной атмосферы в диалоге следует все время давать собеседнику понять, что вы услышали, что он сказал.

Следует периодически повторять основные мысли и слова, звучащие в диалоге. Сообщите собеседнику, что вы зафиксировали озвученную им информацию. Периодически стоит менять тембр, темп речи, применять различные интонации в разговоре. Не будьте монотонными, иначе есть риск утратить внимание звонящего вам клиента. Обязательно следите за тем, что вы говорите. Следует высказываться четко, ясно и однозначно.

Можно применять популярные приемы для телефонных разговоров. Например, «эхо» – дословное повторение высказанных клиентом пожеланий. Перед таким повтором следует использовать вводные конструкции, типа «как я вас понимаю…» или «насколько я уяснил, вы…». Или «резюме» – тезисное повторение сути пожеланий клиента. Также возможно использовать прием «логическое следствие». Начните со слов «таким образом, вы…» и продолжите логическим выводом из сказанных клиентом слов.

Прием «уточнение» – это просьба уточнить слова клиента пояснением ряда отдельных моментов. Начинать последний прием следует со слов «не могли бы вы еще раз пояснить…».

Правило номер шесть

Всегда следует строго контролировать эмоциональную окраску и накал разговора. Ни в коем случае не допускайте «перегрева». В случае возникновения конфликтной ситуации – ваша задача предпринять все возможные усилия для оперативного разрешения вопросов и претензий клиента. Сделайте так, чтобы клиент был удовлетворен. В таком случае он всегда будет помнить о том, что вы ему помогли избавиться от проблем, и с удовольствием будет обращаться к вам в дальнейшем.

С другой стороны, общение не должно быть пустым. Для того, чтобы избежать подобной ситуации, всегда следует двигаться по цепочке: оформление первичного контакта – определение цели звонка – решение вопроса клиента – вежливое завершение разговора.

Правило номер семь

Старайтесь обозначить в разговоре, что собеседник важен для вас. Дело в том, что, если собеседник вам интересен и чувствует это, велика вероятность возникновения взаимного интереса со стороны звонящего клиента. Следует проявлять по отношению к звонящему поддержку, сочувствие, одобрение.

После установления первичного контакта обращайтесь к нему по имени, выразите ему свою готовность оказать помощь. Собеседник, опираясь на ваши слова, поймет, что ему готовы помочь, что вы искренне рады его звонку, что его услышали и поняли. Самое главное, он осознает свою значимость и важность. Старайтесь не перебивать. Внимательно слушайте. При переводе разговора на другую тему выберите подходящий момент. Дайте сначала клиенту изложить свою мысль, после чего конструктивно предложите ему рассмотреть другой предмет для беседы или взглянуть на ситуацию под альтернативным углом зрения.

Правило номер восемь

Ни в коем случае не следует заставлять клиента долго ждать. Это вызывает раздражение и очень негативно сказывается на имидже организации. Время – деньги. Экономя время клиента, вы фактически осуществляете для него экономию средств. Он будет про это помнить. Не существует более благодарного клиента, чем тот, которому не только помогли и выслушали, но сделали это максимально оперативно.

Без необходимости не переадресовывайте звонок. Только в том случае, если сами решить вопрос клиента вы не в состоянии. Никогда не заставляйте клиента ждать более половины минуты. Если же вам все-таки пришлось поставить клиента «на ожидание» для уточнения какой-либо информации по его запросу, не забудьте поблагодарить его за ожидание. Обязательно. Клиент это услышит и оценит вашу о нем заботу.

Правило номер девять

Цените звонки клиентов. Не забывайте о том, что каждый входящий звонок – это результат труда и усилий многих и многих служб вашей компании.

Правило номер десять

Следует правильно завершать диалог. 75% разговора, по крайней мере того, что запоминается клиенту, это начало и конец разговора. Начало и окончание разговора – это два момента, запоминание которых происходит на фоне эмоциональной окраски. Причем именно окончание разговора запоминается как итоговый результат беседы. Необходимо взять всю контактную информацию и кратко резюмировать достигнутые с клиентом договоренности. И, конечно же, не забудьте поблагодарить клиента за сделанный звонок.

Как видно из всего вышесказанного, в правильных ответах на телефонные звонки нет ничего сложного, а техника ответов не представляет собой ничего сверхъестественного. Необходимо лишь проявлять внимание, дружелюбие и следовать этикету. Благодарные клиенты, без сомнения, ответят вам взаимностью в виде повышения уровня продаж и узнаваемости вашего бренда. Однако статистика демонстрирует нам, что очень и очень многие, даже являясь сотрудниками крупных транснациональных корпораций, не умеют правильно пользоваться таким простым инструментом, как телефонные разговоры.

Обязательно проведите 1-2 тренинга для сотрудников, которым чаще всего приходится иметь дело со входящими телефонными звонками. Ознакомьте их с правилами, приведенными в нашей статье, и вы увидите, как повысится эффективность вашего бизнеса. Удачных вам разговоров!

Как правильно отвечать на телефонные звонки, чтобы увеличить прибыль

9 июня 2015 Автор: Юлия Сулаева

Как отвечать на телефонные звонки, чтобы привлекать и удерживать клиентов?

Представить современную жизнь без телефона практически невозможно. Обычно, знакомство с компанией начинается с телефонного звонка. Да и в процессе сотрудничества масса текущих вопросов решается в телефонном режиме, что, согласитесь, удобно и экономит массу времени. И, вроде кажется, да что же тут сложного, по телефону все умеют общаться. Но поэкспериментируйте – попробуйте позвонить в 10-15 различных компаний и сравните впечатление об уровне обслуживания. К сожалению, в большинстве случаев, оно будет не очень высоким. Поэтому умение профессионально отвечать на телефонные звонки – это возможность сформировать весомое конкурентное преимущество. Как отдельного сотрудника, так и всего предприятия в целом.

Правила приема входящих звонков

Существует несколько правил приема входящих звонков. Освойте и применяйте их на практике – и результаты вас, несомненно, порадуют.

Возьмите себе за правило, что как только вы сняли трубку телефона – вы отвечаете за решение проблем клиента. На данный момент, вы связующее звено между клиентом и вашей компанией, и по вам сейчас будет составлено впечатление обо всей компании в целом.

В период моей работы в службе маркетинга крупного предприятия я проводила эксперимент, обзвонив более сотни компаний с определенным запросом. По результатам этого прозвона я могла бы выпустить книгу юмористических рассказов. Удивительно было понять, что огромные усилия многих людей, многих служб, затраты на рекламу и продвижение просто разбиваются о непрофессионализм сотрудника, принимающего входящий звонок.

Поэтому помните, вы сейчас – голос компании, и ваша задача – максимально расположить к себе каждого позвонившего человека.

Вы должны владеть полной информацией обо всем, что может интересовать клиента: о коммерческих предложениях вашей компании, о сотрудниках, которые могут быть полезны клиентам, об их рабочем распорядке.

Помните о правилах бизнес-этикета:

  • Отвечать на телефонные звонки нужно сразу. Снимайте трубку не позднее 3-го звонка.
  • Обязательно поприветствуйте звонящего, поздоровайтесь.
  • Не забывайте представиться: назовите компанию и свое имя. Называя свое имя, вы создаете с собеседником более личностные отношения.
  • Попросите собеседника представиться и выясните цель звонка. Можно использовать фразы: «Уточните, пожалуйста, по какому поводу вы звоните?», «Что именно вас интересует?».

Следите за своими реакциями на вопросы и претензии клиента, для вас это своего рода тест на уровень профессионализма.

Приготовьте варианты ответов на типичные вопросы и жалобы. Радуйтесь вопросам – они свидетельствуют о том, что клиент действительно заинтересован. При ответе на вопрос можно использовать определенные приемы. Поблагодарите клиента за вопрос, обязательно уточните вопрос, если вы что-либо не поняли. Если уместно и позволяет время, повторите вопрос. Сделайте комплимент вопросу.

В разговоре с клиентом используйте специальные техники и приемы. Общение в телефонном режиме имеет свои особенности. Вы с собеседником не видите друг друга, не видите реакцию на сказанное. Поэтому важно показывать клиенту, что вы его слышите и позитивно к нему относитесь. Это достигается повторением ключевых слов и мыслей, одобряющими звуками и сообщением, что вы успели зафиксировать информацию. В разговоре меняйте тембр и темп речи, используя различные интонации, чтобы удерживать внимание клиента и не утомить его монотонностью. Следите за своей речью, выражайтесь четко и ясно.

Эффективны при телефонном разговоре приемы активного слушания:

  • Прием «Эхо» – дословно повторяйте основные положения, высказанные клиентом. Повторению должны предшествовать вводные фразы типа: «Насколько я вас понял…».
  • Прием «Резюме» – воспроизведите суть высказываний клиента в кратком и обобщенном виде.
  • Прием «Логическое следствие» – выведите логическое следствие из слов клиента.
  • Прием «Уточнение» – попросите клиента уточнить отдельные положения.

Контролируйте эмоциональность, длительность и содержание разговора.

Для того чтобы общение не было затянутым и «не о чем», ведите разговор с клиентом по логической цепочке:

  • установление контакта,
  • выяснение цели звонка,
  • обслуживание запроса клиента,
  • завершение разговора.

Подчеркивайте значимость собеседника. Если вам интересен собеседник, вероятность того, что и вы его заинтересуете, сильно возрастает. Проявляйте к клиенту сочувствие и одобрение, называйте его по имени, выражая готовность помочь. В ваших силах дать понять собеседнику, что его звонок желаем, ему рады, что его слышат и понимают, что он важен и значим. По возможности не перебивайте клиента. Если же вам нужно переключить разговор в другое русло – делайте это мягко и корректно, улучив подходящий момент.

Не заставляйте клиента долго ждать. Это наносит удар по имиджу компании и делает собеседника раздражительным. Помните, что экономия времени клиента является неотъемлемым компонентом качественного обслуживания. Старайтесь не переадресовывать звонки без необходимости. И только, если сами не можете помочь, переведите звонок на компетентного коллегу. При переключении разговора на других сотрудников постарайтесь, чтобы время ожидания составило не более 30 секунд.

Помните! Каждый входящий звонок клиента имеет свою цену. Он – плод усилий всех служб компании. Отнеситесь к нему бережно и внимательно.

Правило 10.

Заканчивая разговор, делайте это правильно. Начало и конец разговора составляют 80% общего впечатления. Обычно эмоционально запоминается то, что было в начале разговора, а принимается как руководство к действию то, что было в конце. Также не забудьте взять контактную информацию и резюмировать основные пункты договоренности.

И еще один из основных моментов – всегда благодарите клиента за звонок!

Как видите, правильно отвечать на телефонные звонки совсем не сложно. Наградой же будет не только положительный образ вашей организации в глазах партнеров и клиентов, но и ощутимое увеличение прибыли компании.

Как обрабатывать входящие звонки?

Как обрабатывать входящие звонки?

Вам звонит потенциальный клиент. Как правильно отвечать на входящие звонки? Несколько советов помогут правильно построить общение с ним.

1. Трубку лучше снимать после второго гудка телефона, т.к. человека может напугать мгновенный ответ оператора-консультанта. С другой стороны, долгое ожидание ответа (дольше 4-5 гудка) может вызвать недовольство и недоумение: оператор занят или его нет на рабочем месте?

2. Подняв трубку, обязательно представьтесь и назовите компанию. Это будет говорить об уровне организации работы и вашей дисциплине. Клиент не должен переспрашивать, туда ли он попал. В свою очередь спросите, как вам обращаться к позвонившему. В течение всего разговора называйте собеседника по имени, это больше расположит его к вам.

3. Не спешите сразу отвечать на вопрос о цене продукта. Вы, прежде всего, консультант, поэтому интересуйтесь, какую проблему клиент хочет решить, постарайтесь выявить его истинные потребности, объясняйте отличия, преимущества, особенности ваших товаров. Быть может, вы вместе найдете лучшее решение для удовлетворения потребности клиента.

4. Вполне вероятно, что человек позвонит позже вашим конкурентам, ведь он хочет иметь больше возможностей для выбора. Ваша задача – представить свою фирму в лучшем свете, выделиться на общем фоне. Будьте максимально открытым и доброжелательным, старайтесь разговорить клиента, дайте ему понять, что именно здесь он сможет быстро решить все свои проблемы.

5. Пригласите собеседника посетить ваш офис. Скажите, что вам приятно будет пообщаться с ним лично, обсудить более обстоятельно все вопросы. Клиент должен почувствовать внимание к нему лично, а не только к его деньгам.

6. Проявите готовность приехать на встречу с клиентом в удобное для него время и место. Это даст вам лишнее преимущество в сравнении с конкурентами. К тому же вы будете уверены, что ваша личная встреча состоится с большей степенью вероятности.

7. Если вы не можете сразу ответить на вопрос клиента, попросите его номер телефона и пообещайте перезвонить через 15 минут. Постарайтесь найти нужный ответ в течение этого времени, иначе звонивший начнет сомневаться в вашей компетентности и ответственности. Не надо заставлять клиента перезванивать несколько раз. Старайтесь реагировать на его запросы оперативно.

8. Не прерывайте разговор без серьезной причины, ею может стать только деловая необходимость. Если вас отвлекли по важному делу, извинитесь и нажмите кнопку «удержание вызова». Клиент не должен слушать ваши разговоры с коллегами. Не заставляйте его долго ждать продолжения разговора, иначе он подумает, что им здесь совсем не дорожат, и вы услышите в трубке короткие гудки.

9. Ведите статистику всех, кто вам звонил. Всегда просите их контактные данные. Объясните, что будете присылать информацию обо всех изменениях, скидках, обновлении ассортимента. Собирайте специальную базу потенциальных клиентов, систематически высылайте им информацию об акциях и новинках. Вполне возможно, что в будущем кто-то из них захочет купить ваш продукт.

Правила общения с клиентами по телефону

Правила общения с клиентами по телефону

Грамотно построенный разговор во время телефонного звонка — это залог хорошего результата. Возможно, потенциальный клиент и не согласится купить товар сразу и в Вашей компании, но дружелюбное отношение и профессионализм специалиста запомнит. Поэтому, чтобы оставить у клиента самое благоприятное впечатление, необходимо придерживаться несложный, на первый взгляд правил. Почему именно на первый взгляд — сейчас попробуем объяснить.

Скорость ответа на входящий звонок

Не заставляйте звонящего слушать гудки в трубке, отвечайте максимум после третьего. Это оптимальный вариант. Отвечать после первого звонка также не рекомендуется: у собеседника может возникнуть ошибочное мнение, что у Вас нет клиентов, и Вы только и делаете, что сидите у телефона в ожидании чуда.

Интонация голоса

Очень много зависит от того, в каком тоне Вы общаетесь с собеседником. Человек, который не имеет знаний или опыта в сфере деятельности Вашей компании, может засыпать Вас огромным количеством элементарных, по Вашему мнению, вопросов. В таком случае у многих сотрудников в голосе прослеживаются раздраженные нотки. Вопреки всеобщему мнению, что телефонная связь может это скрыть, собеседник легко распознает подобную интонацию, и желание общаться с Вами дальше, как и сотрудничать с Вашей организацией, пропадает вовсе. Проявляйте терпение, на то Вы и профессионал, чтобы отвечать потенциальным клиентам на все их вопросы.

Громкая связь и удержание вызова

Если Вам нужно уточнить какой-либо вопрос, попросите собеседника подождать и отключите микрофон. В каждой программе (если звонок совершается через компьютер) и на каждом телефонном аппарате есть такая функция. Клиенту совсем ни к чему слушать, что у Вас происходит. Во-первых, до него может долететь информация, составляющая коммерческую тайну, во-вторых, личное общение между сотрудниками, которые могут не стесняться в выражениях, ему тоже слышать не следует. Громкая связь также не улучшит качество Вашей беседы. Раздражающие посторонние шумы и плохая слышимость окажут отнюдь не положительное влияние на разговор.

Прогнозирование того, что может сказать собеседник

Хорошо, если перед глазами есть скрипт разговора. Еще лучше, если в нем, помимо обязательных реплик сотрудника компании есть возможные ответы потенциального клиента на них. Несколько раз отработав возможные возражения, в последствии правильные ответы будут приходить на интуитивном уровне, и, почувствовав сомнение в голосе собеседника Вы уже будете знать, каким образом его развеять.

Профессионализм

Здесь уже речь идет о Вашей компетентности, как специалиста. На любой вопрос клиента у Вас должен быть готов аргументированный и точный ответ.

Непредвзятое отношение

Если Вашим потенциальным клиентом является юридическое лицо, вряд ли при первом звонке Вы сразу попадете на руководство. Скорее всего, Вам ответит или секретарь, или другой рядовой сотрудник. Но именно он и составит первое впечатление о Вас и передаст всю соответствующую информацию ответственному за принятие решений лицу. А от того, как именно он ее преподнесет, в дальнейшем будет зависеть, появится ли у Вас новый клиент или нет.

Этика общения

Помимо основных правил общения с потенциальным клиентом, существует такое понятие, как этика. К нему относятся не менее простые рекомендации, как и в предыдущем случае.

Приветствие

Если у Вас есть возможность назвать человека по имени, непременно воспользуйтесь ей. Клиент ценит индивидуальное обращение, это дает ему видимость того, что он выделяется из общего потока потенциальных покупателей. Пожелание человеку доброго времени суток (в зависимости от того, когда именно Вы звоните) также располагает к взаимному общению.

Представление

Звонящий должен знать, туда ли он попал. Также, как и при совершении исходящего вызова необходимо сразу обозначить, откуда именно Вы звоните. Оптимальным будет назвать организацию и представиться по имени, чтобы воображение собеседника персонализировало Вас, а не рисовало ему картину инкубатора.

Вежливость

Будет правильным, если Вы в начале разговора осведомитесь, удобно ли говорить Вашему собеседнику. Если же Вы этого не сделаете, будьте готовы к тому, что на середине Вашей пламенной речи он может прервать Вас и сказать, что занят. Хорошо, если Вам удастся дозвониться ему повторно через какое-то время, но даже и в таком случае весь скрипт придется повторять заново.

Исключение из речи слов-паразитов

Самое сложное в еловом общении — это не допускать в разговоре употребление слов-паразитов, таких, как «ну», «как бы», «алло». Также следует избегать уменьшительно-ласкательных суффиксов («минуточку», «секундочку», «заказик») и неправильных ударений («звОнит»). Все это будет играть не в Вашу пользу и свидетельствовать о том, что Вы — человек неграмотный и не опытный в области именно делового общения.

Обязательно уточняйте перед тем, как повесить трубку, не остались ли у собеседника вопросы. Если ему все понятно, пожелайте «всего хорошего» или «доброго дня» и смело завершайте разговор.

Этапы общения с клиентом

Этапы общения с клиентом по телефону стандартны. Многое здесь зависит от специфики предлагаемой услуги или товара:

  • Приветствие и расположение клиента к себе. Чем правильнее Вы начнете разговор, тем больше у Вас будет шансов его продолжить.
  • Конкретизация цели звонка. Неважно, исходящий это вызов или входящий, надо выяснить или обозначить основной вопрос, вокруг которого будет строиться общение.
  • Презентация товара или услуги. Акцентируйте внимание собеседника на достоинствах и уникальных особенностях Вашего предложения.
  • Работа с возражениями. Этап, которого почти никогда не удается избежать. Для правильной отработки возражений составляются и проводятся целые тренинги и составляются скрипты, поэтому хорошо, если под рукой есть шпаргалка.
  • Заключение сделки. Этот этап является целью большинства исходящих звонков. Приведение к нему — это наилучший результат Вашего общения с клиентом.
  • Прощание. Интонация во время прощания тоже играет немалую роль. В случае успеха не надо проявлять излишнюю жизнерадостность, таким образом Вы дадите клиенту понять, что только этого от него и ждали. Его живое воображение мигом нарисует, как Вы сидите возле телефона и жизнерадостно потираете руки. Закончите разговор в той же тональности, в которой его начали.

Особенности психологии

Прежде, чем пытаться продать товар или предложить услугу клиенту по телефону, поставьте себя на его место. Насколько Ваше предложение будет интересно ему? Какую выгоду он получит, если на него согласится? Какие сомнения могут возникнуть у клиента в процессе разговора?

В средних и крупных организациях широко распространена практика проведения психологических тренингов. Это помогает снять барьер, который возникает у многих при совершении исходящего звонка. Холодные звонки — работа крайне неблагодарная. Большая их часть завершается отказом, и у сотрудника формируется мнение, что этот вид деятельности ему не подходит. Поэтому в большинстве своем психологические тренинги направлены на развитие сотрудников. Если оператор будет чувствовать себя комфортно при совершении звонка, разговор пойдет легче и в атмосфере большей непринужденности, чем ежели он будет просто читать скрипт с листа, боясь вставить лишнее слово.

Как бы то ни было, постановка себя на место клиента означает понимание его ситуации. В таком случае будет проще объяснить потенциальному покупателю, почему именно Ваше предложение наиболее выгодно для него. Обычные уговоры результата не принесут, необходимы аргументы и возможность их подтвердить. Только таким образом Вы сможете развеять сомнения собеседника в обязательности будущего приобретения.

Какие навыки нужны для общения

Прежде всего, для того, чтобы уметь общаться с клиентом по телефону, очень важны коммуникативные навыки. Следом за ними не менее важным пунктом идет стрессоустойчивость. Далеко не всегда на другом конце провода оказывается интеллигентный человек, который может вежливо отказаться от Вашего предложения. Иной раз собеседник может в грубой форме сказать, что Ваши услуги или товар ему не нужны. К этому нужно быть готовым изначально и ни в коем случае не воспринимать такую манеру общения на свой счет.

Способность быстро оценивать ситуацию также играет немаловажную роль в процессе телефонного общения с клиентом. Если в интонации собеседника проскользнула заинтересованность, дополнительно (или вместо) можно предложить ему приобрести сопутствующие товары. Иной раз именно наличие дополнительного предложения играет ключевую роль в принятии положительного решения.

10 способов ответить на «холодный звонок» так, чтобы вам больше не позвонили

Ребята, мы вкладываем душу в AdMe.ru. Cпасибо за то,
что открываете эту красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.
Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте

«Алло, у нас есть для вас выгодное предложение. » Если вы еще не знакомы с термином «холодный звонок», значит вам повезло. Звонки с ненужной рекламой из банков, салонов красоты и с неизвестных номеров могут не на шутку разозлить даже самого терпеливого собеседника.

AdMe.ru знает 10 вариантов избавления от надоедливых звонков рекламщиков.

1. Сказать, что вы недееспособны и вам нет 18 лет

По регламенту продаж, оператор обязан верить всем словам клиента. Если он говорит, что недееспособен, ему нельзя возражать. Ни одна компания не может работать с такими лицами — только с их опекунами.

Еще одна причина не звонить клиенту — его несовершеннолетие. Если вы низким прокуренным басом заявите, что вам 16, оператор не сможет вам возразить. Хотя закон и не запрещает сделок с совершеннолетними в возрасте от 14 до 18 лет, скорее всего, оператор не захочет иметь с подростком дело.

2. Сообщить о законе

Законы большинства стран предполагают, что на подобные рекламные звонки у компании должно быть ваше письменное согласие, которого у них, конечно, не окажется. Обычно свое нарушение кол-центры оправдывают акцией «Приведи друга», в рамках которой кто-то из ваших знакомых мог поделиться вашим номером. Не бойтесь и просите исключить ваш номер из их базы обзвона.

А чтобы они точно вам не перезвонили, предупредите их, что запишете телефонный звонок, поскольку они не соблюдают закон о конфиденциальности информации и защите персональных данных.

3. Притвориться банкротом или преступником

Цель всех «холодных звонков» — ваши деньги: если сказать, что вы несостоятельный банкрот, оператор точно быстрее положит трубку. Если же вам сообщают о выигрыше бесплатного отпуска в Таиланде, скажите, что недавно получили судебный запрет на выезд или ожидаете суда.

4. Установить специальное приложение

Например, приложение Truecaller (android, ios) отслеживает каждый входящий звонок с неизвестным абонентом. Программа проверяет номера среди собственной базы данных о рекламщиках, коллекторах, мошенниках и отзывов пользовательской программы. Если данный номер входит в черный список, то программа отклоняет звонок, не тратя ваше время и силы.

5. Потратить их время

За короткий промежуток времени операторам нужно получить большое количество положительных решений по услуге или продукту, поэтому больше всего им не нравится, когда потенциальный клиент тратит их время.

Как только они представят продукт или услугу, который продают, не торопитесь отклонять их предложение, а проявите интерес. После того как их рекламный рассказ закончится, попросите рассказать о продукте заново, так как ничего не расслышали.

6. Включить фантазию

Самым смелым предлагаем способ поразвлечься. На вопрос оператора: «Как к вам можно обращаться?» — ответьте: «Господин президент». Вы увидите, как их предложение станет звучать намного привлекательней. «Господин президент, наш банк предлагает вам выгодные условия». Представиться можно кем угодно, например Чубаккой или Стивеном Спилбергом. Здесь главное — фантазия.

Обработка входящих звонков. Как по телефону закрыть клиента на продажу

Неправильная обработка входящего звонка приводит к сливу лида. А это потеря не только потенциальной прибыли с клиента, но и издержек на его привлечение. Двойные потери.

А ведь в обработке входящих звонков нет ничего сверхъестественного. Главное – знать основные правила и структуру обработки.

Эта статья расскажет вам, как обрабатывать входящие звонки, чтобы закрывать клиентов на действие (продажу или личную встречу). Вы получите готовую структуру, которая позволит вам делать свои скрипты обработок.

5 правил обработки входящих звонков

Ваше кредо – вежливость. Будьте вежливы на протяжении всего разговора. Обязательно представляйтесь сами и узнавайте имя позвонившего. Не отвлекайтесь на посторонние дела, не прерывайте разговора с собеседником. Что бы ни говорил собеседник, не показывайте своего раздражения.

Ваш разговор имеет конкретную цель – никогда не забывайте об этом. Вы продавец и ваша цель – продать по телефону или перевести собеседника на следующий этап процесса продажи. Вы не информационное бюро. Отвечайте на вопросы, но не забывайте задавать свои.

У вас должен быть готов список из вопросов, которые вы должны задать потенциальному клиенту (минимум 20). Скорее всего, вы зададите лишь половину из них, но шпаргалка с вопросами всегда должна быть под рукой. Чем больше вопросов вы зададите, тем больше будет доверять вам человек – прописная истина. Шпаргалка нужна, чтобы не «плавать» во время разговора, чувствовать себя уверенно.

Дайте человеку честную актуальную информацию. Если по каким-то причинам вы не владеете таковой, пообещайте собеседнику перезвонить в течение 5–10 минут. За это время постарайтесь найти информацию. Если не найдете – все равно перезвоните и сообщите об этом.

Самое главное правило, базовый принцип – сохранение баланса комфорта между вами и позвонившим. Человек должен чувствовать себя комфортно в разговоре с вами, но не до такой степени, чтобы стать ведущим. Иначе он просто «задавит» вас своими вопросами и вы не сможете даже заикнуться. Дайте человеку столько комфорта, чтобы он не нервничал. Остальную часть оставьте себе.

Структура обработки звонка

Рассмотрим обработку звонка на примере стоматологического центра.

Первый шаг – подготовительный, пред разговорный.

Не хватайте трубку после первого же сигнала. Тут очень щепетильный психологический момент. Если вы ответите спустя пару секунд после того, как человек набрал номер, то он может занервничать, испугаться и просто бросить трубку. Многие люди не любят разговаривать по телефону, а голос незнакомца на другом конце провода и вовсе вгоняет в ступор.

С другой стороны, если вы заставите человека долго ждать, то он либо «перегорит» либо будет раздражен ожиданием и вы потеряете ценные баллы еще до разговора.

Оптимальное время ожидания – 2-3 гудка.

Взяв трубку, вы должны представиться так, чтобы у человека не возникло вопроса, куда он позвонил. Назовите свое имя организацию. Затем спросите, чем помочь собеседнику. Не «Я вас слушаю», «Я весь во внимании» или вообще молчание, а «Чем я могу вам помочь?».

Здравствуйте. Вы позвонили в стоматологический центр «Дантист». Меня зовут Анна. Чем я могу вам помочь?

Исчерпывающий стартер. Вы сразу отвечаете, что за компания и чем она занимается. Если стартер слишком длинный, сократите до имени и названия организации.

Далее, что бы не ответил собеседник, обязательно узнайте его имя.

Скажите, пожалуйста, как вас зовут/как мне к вам обращаться?

В дальнейшем называйте собеседника по имени. Это отличный триггер доверия. Добавляет в разговор чуточку тепла.

Далее начинается самое интересное. Помните, что вы продавец, а не информационное бюро. Вас спрашивают, сколько стоит товар или услуга? Не отвечайте. Если вы сразу скажите цену, клиент повести трубку и вы сольете возможную продажу.

Вы должны узнать, какую проблему хочет решить позвонивший и предложить варианты решения. Поэтому, если у вас спрашивают цену на удаление зуба, лучшим ответом будет:

А какой зуб у вас болит? Острая ли боль?

Смысл в том, что удалять зуб может даже не нужно, но человек сам этого не знаете. К тому же, как мы уже писали выше, чем больше вопросов вы зададите, тем больше вам будет доверять человек.

Задавайте вопросы из подготовленного списка:

Давно ли болит зуб? Больно ли есть, а глотать?

Получив ответы, вы поймете, как можно решить проблему.

Следующая задача – убедить человека встретиться, в данном случае, прийти в стоматологический центр.

Будет лучше, если вы придет в наш центр и доктор осмотрит вас совершенно бесплатно . Когда вам удобно?

Всегда предлагайте встретиться. Даже если человек откажется от встречи, вы покажете потенциальному клиенту свою заботу. Помните, что человек, скорее всего, обзванивает несколько организаций. Это значит, что вам нужно «выжать» из входящего звонка все, что можно – показать все свои лучшие стороны.

Если человек отказывается прийти в офис, ознакомьте его с альтернативами решения проблемы, ценами, настаивайте на личной встрече – говорите, что окончательная цена может быть ниже.

В любом случае, используя описанную выше структуру обработки звонка, вы убедите человека, что вам можно доверять. А это значит, что даже высокие цены не отпугнут его.

Обязательно вежливо попрощайтесь с клиентом, произнесите призыв к действию.

Мы вас ждем! Если будут вопросы, звоните!

Хороший закрывающий фрейм.

Используйте эту структуру, чтобы создавать свои скрипты.

Чтобы эффективно конвертировать входящие звонки в продажи, учитесь вытаскивать из позвонившего максимум информации и предлагать эффективные решения проблемы. Убедите словами человека, что именно ваша организация сможет ему помочь.

Маркетологи студии «Акцепт-У» разработают и оформят для Вашего бизнеса эффективные скрипты приема входящих звонков, которые значительно увеличат количество закрытий сделок по телефону. Обратитесь к нам прямо сейчас!

Техника продаж по телефону при входящем звонке

Известно, что успех заключения сделок по телефону обусловлен множеством факторов, в том числе от вида телефонного звонка. Напомним, что различают два типа звонков, требующих соответствующего подхода к построению диалога:

В данной статье мы рассмотрим особенности построения деловой беседы в ответ на входящие звонки.

Поднимая телефонную трубку, вы должны помнить о правиле 1-го впечатления. Как звучит ваш голос? Что бы хотелось ему услышать собеседнику? В первую очередь то, что он попал туда, куда хотел. Вот и сообщите ему об этом.

Если звонящего человека интересуют ваши товары или услуги, то ориентируйтесь на потенциального клиента, который проявил интерес к вашей компании. Терпеливо и доброжелательно ответьте на его основные вопросы независимо от их количества. А если его заинтересуют детали, нюансы, подробности – договаривайтесь о личной встрече.

Реже клиенты звонят по причине возникновения у них проблем с купленным у вас товаром или оказанной услугой (задержка доставки, неисправности, несоответствие товара заказу и так далее). В таких случаях люди испытывают некоторое напряжение. Никто не любит жаловаться, поскольку всегда возможен «ответный удар».

Какое же приятное удивление испытают люди, когда услышат ваше: «Не беспокойтесь, мы разберемся, подъедем и все сделаем. Когда вам будет удобно? Но сначала давайте попробуем по телефону поправить ситуацию. Проверьте… А теперь переключите…» и пр.

Стоит подумать о том, сколько денег этот покупатель истратит у вас в дальнейшем, о «пожизненной ценности» постоянного клиента, который еще и рекомендовать вас будет другим. Поэтому стоит вспомнить догму продаж: «Довольный покупатель рассказывает об этом 3-5 другим людям, а недовольный – десяткам».

Профессионалы в торговле предлагают избегать при разговоре с покупателем фраз со словами «нет» и «не». Приведем пару простых примеров: Не говорите «Не могу», лучше сказать, когда и что именно вы можете, не говорите «Нет, это невозможно», рациональнее сказать «Да, я вас понимаю, но, к сожалению…» и так далее.

Какие еще рекомендации следует учесть при приеме входящих телефонных звонков? Для удобства объединим их в правила.

6 правил, устанавливающих порядок ответов на телефонные звонки

1. Трубку поднимайте всегда после 2-3-го звонка.

После 2-го звонка вы психологически настроитесь на ответ, после 3-го – внутренне соберетесь и будете готовы к ответу. В случае большего количества звонков велика вероятность того, что звонящий будет раздраженным, а это, как известно, не поспособствует заключению сделки.

2. Сначала назовите вашу организацию, структурное подразделение, затем произнесите слова приветствия. Звонящий вам человек сразу поймет, куда он попал. Лучше сказать с легкой улыбкой «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер», поскольку эти слова содержат больше гласных звуков, чем слово «Здравствуйте». А гласные звуки несут больше позитивной энергии, что создает благоприятную тональность разговора.

3. Представляйтесь заинтересованным в вашем продукте клиентам. В остальных случаях свои должность и имя называйте в том случае, если это принято в вашей организации правилами корпоративной культуры. Называя имя, говорите четко и внятно. Зачастую люди говорят скороговоркой. Этого надо избегать, иначе собеседник не сможет разобраться в фамилии и так далее, что приведет к некоторым стеснениям в процессе беседы.

4. Не заставляйте собеседника ждать слишком долго. Долго – значит, более одной минуты (собеседник эту минуту прировняет к пяти). Для многих такая ситуация является раздражающим фактором. Если с вопросом обращаются именно к вам, старайтесь оперативнее на него ответить или предложите собеседнику перезвонить чуть позже. Тот факт, что вы уважаете время клиента, будет оценен надлежащим образом.

5. Если клиент предъявляет вам претензию, то не стоит его прерывать. Надо дать ему высказаться, узнать как он видит выход из сложившейся ситуации. Но при этом периодически напоминайте собеседнику, что вы слушаете его: поддакивания, короткие слова поддержки «понимаю», «хорошо» или просто междометия вроде «ага». До того как вы положите трубку следует повторно напомнить собеседнику о обязательном решении проблемы с вашей стороны.

6. Будьте корректны. Если вам звонят с каким-либо вопросом, а ваш ответ точен и полон, но дан в грубой, нетактичной форме, это нанесет ущерб не только вашему авторитету, но и авторитету организации, которую вы представляете, что рикошетом ударит по вам.

1. Если звонит заинтересованный в вашем продукте клиент, свою должность и имя назовите обязательно и сразу же «обменяйтесь именами»: «А как я могу к вам обратиться?» И после этого периодически называйте клиента по имени и отчеству.

2. Подтвердите его интерес к вам: «Да, Николай Иванович, мы именно этим и занимаемся,… специализируемся…» В последующем необходимо перенять инициативу в свои руки. Можно задать вопрос-ориентацию: «Вы первый раз нам звоните? Уже звонили и знакомы с нашим прайс-листом?» Все дело в том, что любой человек принимает решение в соответствии со схемой: внимание-интерес-желание-действие.

Взаимодействуя с вами, клиент может находиться на разных стадиях. Если он уже знает что-либо о вас, он на стадии желания, поэтому убеждать и мотивировать его не надо, а следует сразу предлагать.

Если клиент новый и хочет познакомиться – ему нужно дать информацию о компании и далее провести его по всем стадиям: привлечь внимание, вызвать интерес, пробудить желание и побудить к действию. Поэтому, услышав ответ, задайте несколько уточняющих вопросов в соответствии с конкретными потребностями клиента.

3. Проведите презентацию своей компании и вашего предложения, кратко ответьте на основные вопросы, нейтрализуйте возражения и переходите к договоренности о личной встрече, чтобы прояснить все детали.

4. Сделайте акцент на выгоде: «Именно сейчас у нас скидки, которые еще действуют в течение ближайшей недели»

5. Поддерживайте обратную связь, периодически называя собеседника по имени, спросите: Иван Петрович, у вас есть еще какие-либо вопросы?», если есть, то ответьте на них.

6. Обязательно возьмите координаты собеседника, чтобы у вас была возможность позвонить, если возникнет такая необходимость: «Итак, мы договорились. Всю необходимую информацию я завтра же вам вышлю» И тем более важно это сделать, если собеседник пока воздерживается от личной встречи: «Иван Петрович, у нас скоро появится новый ассортимент, и мы вам обязательно позвоним»

Прощаясь, всегда ориентируйтесь на будущие встречи, как бы ни завершился телефонный разговор.

Если потенциальные клиенты звонят с целью уточнения наличия того или иного товара, услуги, то после принятия заказа обязательно предложите ему что-нибудь еще. Только в этом случае ваша речь должно означать «лишь только для вас».

Руководствуясь нашими советами, вы повысите свое мастерство общения по телефону и, соответственно, объем продаж, что и является нашей конечной целью.

Ссылка на основную публикацию