Как написать деловое письмо

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

    Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

    Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

    Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

    Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

    • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
    • Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
    • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
    • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
    • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
    • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

    Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

    • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
    • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
    • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

    Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

    • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
    • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
    • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

    Образцы деловых писем

    Образцы благодарственных писем:

    Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

    Образцы гарантийных писем:

    Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

    Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

    Оферта. Образцы писем-предложений

    Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

    Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

    Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

    Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

    Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

    Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

    Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

    Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

    Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

    Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

    Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

    Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

    Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

    Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

    Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

    Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

    Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

    Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

    Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

    Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

    Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

    Деловая переписка – примеры писем

    Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

    Образцы деловых писем

    Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

    Примеры благодарственных писем

    Пример гарантийного письма

    Образец письма-ответа

    Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

    Пример информационного письма

    Пример письма-претензии

    Примеры писем на английском в деловой переписке

    Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
    Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
    Скачать письмо с условиями сделки на английском.
    Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

    Структура делового письма

    Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

    1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

    2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

    3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

    4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

    5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

    6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

    Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

    И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

    Деловое письмо. Образец и бланк

    Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы.

    Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

    • гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
    • письмо – запрос;
    • коммерческие предложения;
    • извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
    • оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
    • рекламация (официальная претензия);
    • сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
    • подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
    • просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
    • напоминание;
    • поздравление;
    • приглашение;
    • благодарственные;
    • рекомендательные;
    • соболезнования.

    Бланк и образец делового письма

    Скачать бланк делового письма (Word, 28 Кб)

    Кто должен выступать в роли автора письма

    В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

    Общие правила написания деловых писем

    Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

    Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

    Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

    Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

    • название организации;
    • адрес (почтовый и/или юридический);
    • ИНН, КПП;
    • данные о контактах (телефон, факс);
    • адрес электронной почты;
    • банковские реквизиты;
    • дата написания;
    • регистрационный номер.

    Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

    В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

    Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

    Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

    • причина или цель написания;
    • основная часть;
    • итоговая часть (вытекающая из основной);
    • заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
    • должность лица, подписавшего письмо;
    • ФИО исполнителя;
    • список приложений (при их наличии).

    Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

    Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

    Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

    На что обращать внимание при составлении письма

    В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

    Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

    Форма письма должна быть максимально корректной .

    Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

    Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

    Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

    Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

    Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

    Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

    Как отправить письмо

    Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

    1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

    2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

    3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати. Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.

    Как написать деловое письмо. Виды и образцы

    ​​Деловое письмо – одно из средств коммуникации, используемое в коммерческой и юридической деятельности для отправки и принятия официальных уведомлений, а также обмена коммерческой информацией. Такие документы должны быть, сдержанными, грамотными и максимально насыщенными полезной информацией.

    Категории деловой переписки

    Написать деловое письмо на практике оказывается достаточно сложно, но зная ряд универсальных требований можно подготовить максимально качественное письмо.

    Деловые письма могут быть не только письменными на бумаге, но также электронными.

    Таблица «Используемые виды и образцы делового письма»

    Наименование

    Особенности

    Признаки, шаблоны

    Образец

    Такое обращение должно содержать конкретную просьбу, но с требованием гарантии ее выполнения

    Письмо должно содержать формулировку «Прошу Вас…»

    Это предложение компании на осуществление коммерческой деятельности. Со своей стороны фирма делает массовую рассылку на получение предложений о сотрудничестве.

    Содержит предлагаемые условия работы, а также просьбу перезвонить или написать в случае желания установить сотрудничество.

    Письмо, не требующее ответа, когда компания уведомляет вторую сторону об изменениях или конкретных событиях.

    Независимо от того, что документ не требует ответа, необходимо обязательно указать обратный адрес для корреспонденции.

    Это коммерческий договор на осуществление правоотношений, который должен содержать подробности коммерческой сделки.

    • сроки исполнения;
    • наименование товаров;
    • стоимость;
    • ответственность участников.

    Это письменная претензия к некачественному или неполному исполнению условий соглашения.

    Обязательно предстоит указать дату подготовки претензий, поскольку есть ограниченная продолжительность времени, когда клиент может направить претензию за некачественные услуги и товары.

    Требуется только в том случае, когда необходимо указать конкретного адресата.

    Сопроводительное письмо обязано содержать список прилагаемых документов (опись) с количеством листов, занимаемых каждым из них.

    Содержит официальное обращение ко второй стороне с просьбой выполнить услуги.

    Такое прошение необязательно к выполнению.

    Чаще всего такие деловые письма используются банками, когда необходимо напомнить клиенту о необходимости погашения кредита или внесения средств по депозиту.

    Такие письма не требуют ответа и могут быть универсальными для всех клиентов без уточнения конкретного адресата.

    В зависимости от того, какой используется тип письма, оно может быть индивидуальным или массовым, но даже при массовой рассылке предстоит указать обращение к адресату. Например, подписчики, клиенты, читатели и т.д.

    Правила написания деловой корреспонденции

    Универсальные правила подготовки документа:

    1. выбор типа письма, соответствующего конкретному случаю;
    2. формирование черновика;
    3. исправление текста, устранение орфографических, стилистических и смысловых ошибок;
    4. способ отправки должен гарантировать срочность доставки корреспонденции.

    Неграмотность и ошибки (даже незначительные) на психологическом уровне отталкивают отправителя и снижают шансы на дальнейшее сотрудничество.

    Универсальные правила и требования к оформлению деловых писем:

    • последовательность изложения информации;
    • полнота;
    • сведения должны быть полностью правдивыми;
    • нейтральное изложение без эмоциональной окраски;
    • использование только грамотной речи без сленговых и простонародных слов;
    • отсутствие исправлений и помарок (недопустим корректор);
    • отсутствие сокращений.

    В целом, письмо должно быть максимально понятным и последовательным. Должна быть ясна цель его отправки и наименование адресатов с обеих сторон.

    Порядок составления

    Слишком большие письма крайне редко дочитываются до конца. Как показывает практика, адресат сразу смотрит в начало и в конец, чтобы оценить важность корреспонденции. Во избежание таких случаев письма должны быть краткими с изложением только существенной информации.

    В целом, законом не предусмотрена единая форма документа, но есть универсальные правила, которые используются отправителями во всех видах деловых писем. Эти требования утверждены правилами ГОСТ 6.30 от 2003 года.

    Так, структура письма должна состоять из следующих элементов:

    1. «Шапка» пишется в правом верхнем углу. Этот раздел должен содержать наименование компании отправителя, почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, ИНН отправителя.
    2. Реквизиты канцелярии, которые вписываются в официальный штамп (как правило, прямоугольный) отображаемый в левой стороне страницы. Информация состоит из регистрационного номера и даты отправки документа.
    3. Наименование письма, которое состоит из указания категории письма, а также детализированной информации. Например, завещание на дом от гражданина Самсонова. При этом слово «завещание» отображается на одной строчке, а оставшаяся информация – на следующей строчке документа.
    4. Вступительная часть – содержит краткое описание причин направления документа, целей. Адресат должен с первых строчек понимать, зачем ему направлен этот документ.
    5. Основная часть, в которой расписано подробно предложение. Вместе с тем, указываются возможные пути реализации предложенных правоотношений.
    6. Итоговые предложения, содержащие дальнейшие рекомендации касательно обратной связи или сотрудничества.
    7. Указание вежливых фраз, а также реквизитов отправителя.

    В зависимости от категории письма, может потребоваться печать предприятия, которая ставится поверх подписи руководителя предприятия.

    Стиль письма

    Деловой стиль подразумевает использование только одного языка, а именно официального языка той страны, на территории которой ведется переписка. Если корреспонденция направляется в другую страну или в филиал иностранной компании, то целесообразно использование языка той страны, представителю которой направляется письмо.

    Правила стиля:

    • точность;
    • содержательность;
    • последовательность;
    • использование коротких предложений;
    • исключение сложной терминологии;
    • больше фактов и конкретики.

    Обращение к адресату

    Недопустимо использование обращения в стиле «Добрый день». Лучше применить универсальное «здравствуйте». Независимо от того, к кому обращается компания, лучше указать имя и отчество адресата. Если же это массовая рассылка, то не лишним будет указать обращение «Дорогой, клиент, читатель, получатель, покупатель». Второе слово избирается в соответствии с получателем корреспонденции.

    Оформление

    Нет единых требований касательно оформления деловых писем, но чаще всего применяются следующие универсальные правила:

    1. могут использоваться универсальные бланки или обычные чистые листы со штампами компании;
    2. отступы по верхней и нижней части составляют – 1,5 см, слева – 3 см, справа – 2 см;
    3. при оформлении документа на нескольких листах, они подлежат обязательной нумерации.

    Электронные письма готовятся с учетом тех же требований. Отличительная черта – при отправке письма электронной почтой необходимо заполнять все поля. В том числе, наименование, тема. В основном поле предстоит указать обращение и подпись отправителя. Также делается отметка о том, что к письму прилагается вложенный документ. Это необходимо для того, чтобы адресат не пропустил прикрепленное письмо.

    Как написать деловое письмо на русском языке

    Вы работаете в России или готовитесь приехать сюда на работу? Может быть, среди ваших клиентов и партнёров есть русские? Или же вы просто живёте в России и хотите пожаловаться на сотрудников банка. Есть множество ситуаций, когда вам может понадобиться написать официальное письмо на русском языке. Как же это правильно сделать?

    Структура и содержание делового письма

    Структура и содержание делового письма, мне кажется, во всех странах более-менее одинаковые. Там обязательно будет обращение («Уважаемый, Михаил Петрович!»), основной текст, этикетная фраза в конце письма («С уважением») и подпись автора. Если это не электронное письмо, а письмо на бумаге, тогда там будут ещё:

    • название компании, в которой работает автор, её контактные данные, товарный знак;
    • название компании, в которой работает адресат, её контактные данные, должность, фамилия и инициалы адресата;
    • дата, когда было написано письмо (важно: в России мы пишем сначала число, потом месяц, потом год);
    • подпись автора и печать компании;
    • могут быть и другие реквизиты (резолюция, герб, отметка о конфиденциальности и т.д.).

    Но где же должен находиться каждый реквизит? Это зафиксировано в специальном государственном стандарте (с 1 июля 2018 – новый государственный стандарт). Также я наглядно изобразила базовую структуру делового письма (только основные реквизиты) у себя в блоге.

    Что написать в тексте письма, уверена, вы знаете и без меня. А вот как написать это по-русски – об этом мы и поговорим дальше!

    Фразы-клише в деловых письмах

    Язык в деловых письмах всегда очень стандартизирован, и русский язык здесь не исключение. Достаточно выучить основные клише, научиться дополнять их нужными словами – и вы уже мастер деловой переписки!

    Обратите внимание, что письмо можно написать:
    а) от лица компании:
    Компания N. сообщает / благодарит / приглашает и т.д. – самый формальный вариант

    б) от лица всех сотрудников (мы):
    Сообщаем, благодарим, приглашаем.

    в) от себя:
    От лица компании, сообщаю, выражаю благодарность, приглашаю. – наименее формальный вариант

    А теперь посмотрим, какие клише приняты в деловой переписке на русском языке.

    1. Уважаемый, господин Иванов! / Уважаемая, госпожа Иванова! – самый формальный вариант (так вы обратитесь только к очень большому начальнику или. к министру).
    2. Уважаемый, Михаил Петрович! / Уважаемая, Мария Петровна! – тоже очень формальный стиль. Чаще всего в официальных письмах мы пишем именно так. «Уважаемые господа!» — если мы не знаем, как зовут человека, которому пишем.
    3. В электронной переписке допустимы менее формальные варианты: «Здравствуйте, Михаил Петрович!», «Михаил Петрович, добрый день!», «Михаил, здравствуйте!». Тут многое зависит от степени вашего знакомства с человеком и его должности. Если не знаете, какой вариант предпочесть – скопируйте его обращение. Но человеку, который старше вас по возрасту или находится на более высокой должности, лучше написать: «Уважаемый, . ».

    Этикетная фраза в конце

    • Самый распространённый и беспроигрышный вариант – «С уважением, . ».
    • Если пишете партнёрам можно написать: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество». Ещё сотрудничество может быть «взаимовыгодным» и «плодотворным».
    • Людям, с которыми вы хорошо знакомы, в электронном письме можете написать и что-нибудь творческое от себя (конечно же, если это не серьёзное формальное письмо).

    Ссылки на предыдущие контакты по теме

    • Согласно + чему?: «согласно телефонному разговору», «согласно нашим предыдущим договорённостям», «согласно закону…».
    • В соответствии с + чем?: «в соответствии с телефонным разговором», «в соответствии с ранее достигнутыми договорённостями», «в соответствии с законом …».
    • В ответ на + что?: «В ответ на Ваше письмо», «в ответ на Вашу просьбу», «в ответ на Ваше обращение» и т.п.

    Причина

    • В связи с + чем? (ростом цен на бензин).
    • По причине + чего? (роста цен на бензин).
    • Ввиду + чего? (роста цен на бензин).
    • В результате + чего? (роста цен на бензин).
    • Вследствие + чего? (роста цен на бензин).

    Просьба

    • Просим Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение), прошу Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение).
    • Будем признательны / Будем благодарны: «Буду очень Вам признателен, если Вы предоставите нам образцы…», «Будем благодарны за помощь в организации мероприятия».
    • Менее формальные варианты: «Не могли бы Вы + что сделать? (выслать коммерческое предложение)», «Будьте любезны/будьте добры + что сделайте? (вышлите нам коммерческое предложение)».

    Намерение

    • «Рады пригласить Вас…», «Компания N. рада сообщить Вам…».
    • «Сообщаем Вам, что …», «Информируем Вас о том, что…», «Компания N. информирует вас о том, что…», «От лица компании, сообщаю ….».
    • «Напоминаем о том, что … », «Компания N. напоминает Вам о том, что … ».
    • «Направляем Вам +что? (коммерческое предложение)», «Высылаем +что? (новые каталоги)».
    • Готовы/Согласны + что сделать?: «Готовы предложить Вам + что? (сотрудничество)», «Готовы предоставить Вам + что? (информацию о продукте)», «Компания N. согласна предложить Вам…» и т.д.

    Благодарность

    «Благодарим Вас за. », «компания N. благодарит Вас за. », «выражаем Вам благодарность за …», «от лица компании, выражаю Вам благодарность за. » + что? (помощь в организации выставки).

    «Вынуждены отказать Вам + в чём? (в поставке товара)», «С сожалением сообщаем Вам + о чём? (о том, что мы вынуждены расторгнуть договор).

    Где ещё найти информацию о деловой переписке на русском языке?

    1. Письмовник Письмовник «Грамоты.ру» — рекомендации по написанию писем, в том числе деловых.
    2. Стандарты по оформлению документов: до 1 июля 2018, с 1 июля 2018.
    3. В Интернете опубликовано очень много примеров деловых писем, надо только поискать.
    4. В своём блоге я веду рубрику о деловых письмах.

    Правила деловой переписки: примеры оформления

    Вы работаете в сфере бизнеса? Вам часто приходится вести деловую переписку с поставщиками, покупателями, налоговой службой или другими госораганми? Если да, то эта статья будет вам полезна. Каждому бухгалтеру приходилось писать деловое письмо, но при его составлении могли возникать вопросы. Грамотное составление деловых писем говорит о высоком уровне профессионализма как бухгалтера, так и компании.

    Как написать деловое письмо

    Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.

    Существует несколько видов деловой переписки, а именно:

    • циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
    • письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
    • гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
    • рекламация (претензия);
    • сопроводительные письма и т.д.

    Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.

    Главные отличия:

    1. Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
    2. Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
    3. Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
    4. Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
    5. Соблюдение субординации.
    6. Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
    7. Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.

    Оформление делового письма на бумажном носителе

    • Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу.
    • Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо.
    • Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество.
    • Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование. В каждом абзаце содержится один аспект информации. Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация.

    Пример вступления и основной части:

    ул. Лесная 33, Г. Пермь

    (Тут также могут быть информационные элементы организации)

    (тема) О выполнении условий договора

    Уважаемый Виктор Олегович!

    (Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности…

    Важно! Документы необходимо заверить нотариусом.

    • Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
    • Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
    • Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
    • Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:

    В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

    Приложение 1 «Документ-договор»

    Приложении 2 «Договор соглашение»

    Заместитель директора Ярыгин П.Н. (подпись)

    Деловая переписка по E-mail

    Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.

    Основные правила:

    1. Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
    2. В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
    3. Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
    4. Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
    5. Будьте вежливы даже онлайн.
    6. Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
    7. Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
    8. В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.

    Словарик для бухгалтера

    В арсенале бухгалтера должны быть универсальные стандартные фразы для каждой части письма. Рассмотрим типовые фразы для написания делового письма.

    Благодарность: Пишем вам, чтобы поблагодарить за…/ Благодарю за сообщения, что…/ я очень благодарна вам за помощь…

    Извинения: К большому сожалению сообщаем, что…/ Приносим свои извинения…/ Прошу извинить нас за то, что…

    Выражения удовлетворения: Мы очень рады, что…/С удовольствием…/ Нам было приятно узнать из Вашего письма, что Вы решили…/Мы ценим вашу позицию.

    Выражения неудовлетворения: Я боюсь, мы должны расторгнуть договор, потому что…/ Мы не удовлетворены предложенными Вами условиями…/Это вызывает цепь определенных затруднений.

    Просьбы: Мы были бы Вам обязаны, если Вы…/ Просим Вас сообщить нам о…/ Прошу принять все необходимые меры для…/ Просим у Вас некоторую дополнительную информацию о…/ Мы будем рады, если…

    Подтверждение получения письма: Мы получили Ваше письмо от…/ Благодарим Вас за Ваше письмо от…

    Ссылки на предыдущие контакты: В дополнение к нашему письму от… мы…/ Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…/В дополнение телефонного разговора высылаем Вам…

    Вопросы: Я был бы рад узнать…/ Не сочтете ли возможным сообщить мне…/Будем рады, если Вы напишете нам о том, что касается…/ Могу я надеяться на…?

    Извещения: Разрешите напомнить Вам…/ Примите, пожалуйста, к сведению, что…/ Я бы хотел сообщить Вам, что наша фирма намеревается…

    Надежда на скорый контакт: Мы очень рассчитываем на Ваш ответ/ Я буду надеяться что Вы ответите при первой же возможности/ Жду скорого ответа.

    Дальнейший контакт: Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам/ Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.

    Не забывайте, что деловая переписка показывает ваш уровень и уровень вашей компании. Внимательно подходите к оформлению и составлению писем. Одного взгляда достаточно, для составления мнения о компании. Знание конкретных правил поможет оставить приятное впечатление о фирме и человека. Надеемся, что информация, полученная в статье, будет полезной для вашей карьеры.

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Шаблонные фразы для деловой переписки

    Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

    Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

    • Просим.
    • Также просим.
    • А также просим.
    • Сообщаем.
    • Одновременно сообщаем.

    Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

    Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

    Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

    Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

    • Во-первых. Прежде всего.
    • Во-вторых. Затем.
    • В-третьих. В заключение.
    • Переходя к следующему вопросу.
    • Что касается вопроса о.
    • Учитывая все вышесказанное.
    • Исходя из вышесказанного.
    • В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.
    • Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.
    • В заключение выражаем надежду на.
    • В заключение хотим напомнить Вам о.

    Стандартные выражения деловой переписки

    Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

    Стандартные выражения, указывающие на причину
    • По причине задержки оплаты.
    • В связи с неполучением счета-фактуры.
    • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
    • Ввиду задержки получения груза.
    • Вследствие изменения цен на энергоносители.
    • Учитывая, что производственные показатели снизились на.
    • Учитывая социальную значимость объекта.

    При ссылках
    • Ссылаясь на Вашe письмо от.
    • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
    • Ссылаясь на Ваш запрос от.
    • Ссылаясь на устную договоренность.
    • В ответ на Ваше письмо (запрос).
    • В соответствии с нашей договоренностью.
    • На основании нашего телефонного разговора.
    • На основании устной договоренности.
    • Согласно постановлению правительства.
    • Согласно Вашей просьбе.
    • Согласно протоколу о взаимных поставках.
    • Согласно спецификации.
    • Ссылаясь на переговоры.

    Указание на цель
    • В целяx скорейшего решения вопроса.
    • В целях выполнения распоряжения.
    • Для согласования спорных вопросов.
    • Для согласования вопросов участия.
    • Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
    • Для решения спорных вопросов.
    • В целях безопасности прохождения груза.
    • В ответ на Ваш запрос.
    • Во избежание конфликтных ситуаций.

    Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

    Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
    • этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
    • сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
    • подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
    • требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
    • обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
    • напоминания: напоминаем;
    • предложения: предлагаем.

    Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

    • контроль — возлагается,
    • цена — устанавливается (снижается, поднимается),
    • задолженность — погашается,
    • сделка — заключается,
    • рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
    • платеж — производится,
    • счет — выставляется (оплачивается),
    • вопрос — поднимается (решается),
    • скидки — предоставляются (предусматриваются),
    • оплата — производится,
    • возможность — предоставляется,
    • договоренность — достигается,
    • кредит — выделяется и т. п.

    Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
    деятельность — успешной,
    вклад — значительным,
    позиции — конструктивными (прочными),
    доводы — вескими,
    необходимость — настоятельной,
    спектр (услуг) — широким,
    скидки — значительными / незначительными,
    предложение — конструктивным,
    разногласия — существенными / несущественными,
    рентабельность — высокой / низкой,
    расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

    Образец написания делового письма

    Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

    Назначение и структура

    Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

    1. Коммерческие предложения о сотрудничестве.
    2. Предложения об изменении условий сотрудничества, ведении переговоров.
    3. Рекомендация сотрудников.
    4. Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
    5. Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.

    Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

    На что обратить внимание при составлении

    Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

    Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

    1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
    2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
    3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
    4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
    5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

    ТОП 5 ошибок при написании

    Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

    1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
    2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
    3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
    4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
    5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

    Типичные фразы-шаблоны

    Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

    ситуация фраза
    извещение Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
    пояснение причины, мотива На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
    просьба Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
    подтверждение Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
    предложение Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
    гарантии Гарантируем
    отказ Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
    заключение Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

    Образцы 2020 года

    Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

    Запрос данных

    Коммерческое предложение

    Гарантийное письмо

    Благодарность

    ДЕЛОВОЙ СЛОВАРИК. 85 ПОЛЕЗНЫХ ФРАЗ ДЛЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

    Начинаем со своей цели

    Начинаем с интереса адресата

    Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…

    Довожу до Вашего сведения, что…

    Прошу (Вас) выделить средства…

    Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…

    В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….

    Прошу оказать содействие…

    Прошу Вашего содействия в…

    Напоминаю (напоминаем) о…

    Прошу ликвидировать отставание (задолженность)

    Считаю необходимым обсудить с Вами …

    Хочу (хотим) согласовать с Вами….

    Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…

    Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…

    Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…

    Информирую (Вас) о…

    Позвольте проинформировать о…

    Обращаюсь к Вам в связи с…

    Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …

    Ставим Вас в известность о…

    Настоящим извещаем (Вас) о…

    Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…

    Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…

    Предлагаем содействие в решении проблемы…

    Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…

    Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….

    Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …

    Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….

    Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…

    Рады (имеем честь) предложить (Вам)…

    Рады сообщить о возможности…

    Хотим привлечь Ваше внимание…

    Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…

    Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…

    Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за …

    Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…

    Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)

    Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…

    Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….

    Требуем от… немедленного принятия мер…

    Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…

    Просим направить вашего представителя…

    Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)

    Ждем Вашего решения …

    Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…

    Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…

    Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…

    Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…

    Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…

    Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…

    Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…

    C готовностью ответим на Ваши вопросы…

    Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

    Прощание, заключительная фор мула вежливости

    Уважаемы Иван Петрович !

    Уважаемый господин министр!

    Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!

    С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…

    С благодарностью (признательностью) и уважением…

    С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….

    С надеждой на плодотворное сотрудничество…

    Открывающая фраза – для ответов на обращения

    Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….)

    В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем….

    Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем….

    В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)…

    В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…

    Искренне (от лица…, от имени…) благодарим…

    Выражаем благодарность (признательность)…

    С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…

    Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!

    Упоминание о санкциях

    Мы будем вынуждены:

    обратиться в судебные органы (суд)

    · инициировать судебное разбирательство

    · отказаться от дальнейшего сотрудничества

    · пересмотреть планы (условия) сотрудничества

    · поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)

    · поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества

    · прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям

    · заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…

    · заявить о несогласии с фактами…

    Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по…

    Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд…

    Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…

    С радостью (огорчением) сообщаем…

    К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…

    Ссылка на основную публикацию